تحول دیجیتال دیگر تنها یک واژه مدرن در فضای فناوری نیست؛ بلکه به ضرورتی انکارناپذیر در فرآیندهای منابع انسانی تبدیل شده است. سازمان‌های پیشرو دریافته‌اند که برای ارتقاء بهره‌وری، شفافیت و عدالت سازمانی، نمی‌توان تنها به روش‌های سنتی و دستی بسنده کرد. در این میان، نرم افزارهای منابع انسانی – به‌ویژه در حوزه‌هایی چون حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و ارزیابی عملکرد – نقش مهمی در دگرگونی ساختارهای مدیریتی ایفا می‌کنند.
در گفت‌وگویی با وحید قندهاری، مدیر منابع انسانی ، به بررسی دقیق‌تر تحول دیجیتال در منابع انسانی پرداخته‌ایم. وحید قندهاری در این گفتگو با تکیه بر تجربیات میدانی و استقرار موفق سیستم‌های منابع انسانی در سازمان‌های بزرگ، از تغییر رویکرد سنتی به استفاده هوشمندانه از داده‌ها سخن می‌گویند. موضوعاتی مانند یکپارچگی سیستم‌ها، تصمیم‌سازی داده‌محور، شفاف‌سازی فرآیندهای پرداخت، و نقش کلیدی نرم‌افزارهای حضور و غیاب در مدیریت بهره‌وری، از محورهای اصلی این گفتگو می باشد.
این مصاحبه می تواند برای مدیران منابع انسانی، مدیران ارشد سازمان‌ها، و کارشناسان حوزه نرم‌افزارهای سازمانی، دیدی کاربردی و واقع‌گرایانه از فرصت‌های موجود در مسیر دیجیتالی شدن منابع انسانی ارائه می‌دهد؛ مسیری که نه‌تنها باعث کاهش خطا و افزایش سرعت می‌شود، بلکه بنیان تصمیم‌گیری‌های عادلانه و اثربخش را نیز شکل می‌دهد.
1.با توجه به تجربه‌تان در حوزه منابع انسانی، چه تحولاتی در استفاده از نرم افزارهای منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد و حضور و غیاب در سال‌های اخیر مشاهده کرده‌اید؟
در سال‌های اخیر، شاهد یک تغییر اساسی از نگاه صرفاً عملیاتی به استفاده داده‌محور از نرم افزارهای منابع انسانی بوده‌ایم. سیستم‌هایی مانند حقوق و دستمزد و حضور و غیاب، دیگر فقط ابزار ثبت نیستند، بلکه به بستری برای تحلیل، پیش‌بینی و تصمیم‌سازی تبدیل شده‌اند. همچنین با رشد سیستم‌های ابری (Cloud-based)، دسترسی سریع، امنیت داده و امکان اتصال میان‌سیستمی (Integration) بسیار بهبود یافته است.
نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد ، فقط یک انتخاب نیست!
- چه معیارهایی را برای انتخاب یا طراحی یک سیستم نرم افزاری موفق در حوزه منابع انسانی در نظر می‌گیرید؟
معیارهای اصلی برای انتخاب یا طراحی یک سیستم موفق عبارت‌اند از:
🔹️ یکپارچگی (Integration) با سایر ماژول‌های HR؛
🔹️ سهولت استفاده (User Experience) برای کاربران در سطوح مختلف سازمان؛
🔹️ پوشش دقیق قوانین کار و مالیات و بیمه؛
🔹️ گزارش‌گیری انعطاف‌پذیر و قابل تحلیل؛
🔹️ پشتیبانی قوی و قابلیت سفارشی‌سازی مطابق با نیازهای سازمان.
3.در سازمان‌هایی که با آن‌ها همکاری داشته‌اید، استفاده از سیستم های حضور و غیاب چه تأثیری بر کنترل بهره وری و نظم کاری داشته است؟
استفاده از سیستم حضور و غیاب باعث شفافیت در رفتار کاری، کاهش سلیقه‌گرایی و افزایش پاسخ‌گویی کارکنان شده است. وقتی داده‌های ورود و خروج و تأخیرها به‌صورت دقیق ثبت می‌شود، هم کارکنان نسبت به زمان خود حساس‌تر می‌شوند و هم مدیران ابزار بهتری برای تحلیل عملکرد واقعی در اختیار دارند.
- به نظر شما، یکپارچه‌سازی سامانه‌های منابع انسانی (مانند حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، و ارزیابی عملکرد) چه ارزش افزوده‌ای برای مدیران سازمان دارد؟
یکپارچگی سیستم‌ها باعث حذف دوباره‌کاری، جلوگیری از اشتباهات انسانی و افزایش سرعت تصمیم‌گیری می‌شود. مثلاً وقتی اطلاعات حضور و غیاب مستقیماً در محاسبه حقوق یا ارزیابی عملکرد تأثیر می‌گذارد، فرآیندها هم منسجم‌تر و هم عادلانه‌تر انجام می‌شوند. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ، مزیت رقابتی محسوب می‌شود.
5.نقش نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد را در شفاف‌سازی فرآیندهای پرداخت حقوق و رفع اختلافات پرسنلی چگونه ارزیابی می‌کنید؟
این نرم افزارها با ایجاد ردپای دیجیتال برای هر پرداخت، از بسیاری از سوءتفاهم‌ها و اختلافات احتمالی جلوگیری می‌کنند. کارکنان دقیقاً می‌دانند حقوق‌شان بر اساس چه آیتم‌هایی محاسبه شده و این شفافیت، اعتماد را افزایش می‌دهد. همچنین بخش منابع انسانی و مالی در پاسخ‌گویی مستند و دقیق‌تر عمل می‌کنند.
- چگونه از داده‌های به‌دست‌آمده از سیستم های حضور و غیاب در تصمیم‌گیری‌های منابع انسانی مانند ارزیابی عملکرد، پاداش‌دهی یا برنامه‌ریزی منابع استفاده می‌کنید؟
اطلاعات حضور، تأخیر، اضافه‌کاری و مرخصی، جزئی از «ردپای رفتاری» هر فرد در سازمان است. تحلیل این داده‌ها در کنار شاخص‌های عملکرد، به ما کمک می‌کند که تصمیم‌های عادلانه‌تری در زمینه پاداش یا ارتقاء اتخاذ کنیم. همچنین در برنامه‌ریزی منابع، به شناسایی گلوگاه‌ها و نیازهای واقعی در هر بخش کمک می‌کند.
- اگر تجربه‌ای در استقرار نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد به‌صورت سراسری در سازمان یا هلدینگ داشته‌اید، روند اجرا و بازخورد کارکنان چگونه بوده است؟
بنده در استقرار چندین نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد در سازمان‌های تولیدی و خدماتی مشارکت داشته‌ام. بر اساس آن تجربه‌ها، مهم‌ترین عوامل موفقیت در اجرا شامل تحلیل دقیق نیازهای سازمان، آموزش مؤثر کاربران، پشتیبانی فنی مستمر و پذیرش کارکنان در سطوح مختلف سازمان است. انتخاب نرم‌افزاری که علاوه بر امکانات فنی، توانایی انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات سازمانی را داشته باشد، بسیار تعیین‌کننده است.
سخن اخر:
گروه نرم افزاری ویسمن با پشتوانه سال‌ها تجربه در طراحی و پیاده‌سازی نرم افزارهای تخصصی منابع انسانی مانند سیستم حضور و غیاب و حقوق و دستمزد، همواره در مسیر ارائه راهکارهایی نوین و اثربخش برای بهبود عملکرد سازمان‌ها گام برداشته است. ما در ویسمن بر این باوریم که ایده‌های ارزشمند، از دل تجربه‌های واقعی و میدانی متخصصان شکل می‌گیرند. از همین رو، تلاش می‌کنیم با انتشار گفت‌وگوها، یادداشت‌ها و روایت‌های کاربردی از مدیران و کارشناسان منابع انسانی، بستری برای تبادل دانش و تجربه فراهم کنیم. از همراهی شما سپاسگزاریم و امیدواریم این مسیر را در کنار هم ادامه دهیم.
جناب قندهاری عزیز
موفق باشید🌺
3