کسب و کاری در طول زمان موفق است و در جهت رشد و پیشرفت خود گام بر می دارد که همیشه راهبردها و امکانات جدید را امتحان کند و بهترین آن‌ ها را برای خود انتخاب کند تا بتواند به نحوی کارآمد کارهای خود را پیش ببرد. یکی از این امکانات جدید، سیستم حضور و غیاب است.

سودآوری و بهره وری هر کسب و کاری از معیارهای مهم و تاثیرگذار در موفقیت آن مجموعه است. بهره وری بالا فرصت های رشد مجموعه ها را فراهم می ‌آورد و کاهش آن می ‌تواند منجر به مشکلات مالی برای شرکت ها و در نهایت ضعیف شدن آن ها شود. کسب و کارهایی که بهره‌ وری بالاتری دارند، طبیعتأ به سود بالاتر و موفقیت ‌های بیشتری دست می‌ یابند. در عوض مجموعه هایی با بهره‌ وری پایین شکست خواهند خورد.

برای افزایش بهره ‌وری کسب و کارهای مختلف روش های گوناگونی وجود دارد، اما یکی از مهم ترین راهکارها برای افزایش بهره وری کسب و کارها استفاده از سیستم حضور و غیاب است. حضور غیاب کارکنان از زمان های گذشته عامل مهمی در افزایش راندمان کاری و بررسی عملکرد کارمندان بوده است.

با پیشرفت تکنولوژی، سیستم حضور و غیاب هم رنگ و بوی دیگری پیدا کرده است و در جهت افزایش بهره وری کسب و کارها به کمک مدیران مجموعه ها آمده است.

نقش و اهمیت نیروی انسانی در سازمان ها

همان طور که اشاره شد برای افزایش سوددهی و بهره ‌وری در کسب و کارهای مختلف روش های متفاوتی وجود دارد که مهم ترین بخش آن پرسنل و کارکنان مجموعه ها هستند. کارکنان نیروی حیاتی کسب و کارها هستند. به همین علت است که وقتی مجموعه و یا سازمانی به دردسر می‌ افتد، باید نشانه های آن را در بهره وری کارکنان جستجو کرد.

تمامی مجموعه ها بدون وجود نیروی انسانی نه‌ تنها بی مفهوم اند، بلکه اداره آن ها نیز میسر نخواهد بود. حتی با ورود فناوری های جدید به کسب و کارها همچنان نقش انسان عاملی حیاتی و راهبردی در بقای سازمان است. بنابراین منابع انسانی ارزشمندترین منبع کسب و کارها به شمار می‌ آیند، چرا که باعث عینیت بخشیدن به بهره‌ وری می شوند. افزایش بهره ‌وری کسب و کارها مستلزم رشد و بهره‌ وری کارکنان و تقویت نیروی انگیزش آنان می ‌باشد.

رشد و موفقیت یک سازمان تا حد زیادی به روحیات، تلاش، انگیزش و رضایت منابع انسانی آن بستگی دارد. رضایت شغلی، علاقه و وفاداری به مجموعه و بالندگی کارکنان منوط به ایجاد محیطی است که مدیران‌ متولی و مسئول ‌آن هستند. شناسایی عوامل ایجاد رضایت و دلایل نارضایتی کارکنان آنان یک اقدام کلیدی در جهت اهداف ذکر شده می باشد.

نکته مهم در راستای توسعه منابع انسانی این است که بهبود منابع انسانی تنها با آموزش های فنی و تخصصی حاصل نمی ‌شود، بلکه از راه های مختلف باید به توسعه آن پرداخت. بنابراین اگر در مدیریت منابع ‌انسانی کسب و کارها این موضوع مورد توجه قرار نگیرد، آن مجموعه محکوم به فناست. در این راستا یکی از راهکارهای اساسی این است که حقوق و دستمزد پرسنل و مزایا و اضافه کاری های آنان به طور دقیق محاسبه و پرداخت شود تا موجب رضایت شغلی آنان گردد و این امر تنها با استفاده از سیستم حضور و غیاب قابل انجام است.

سیستم حضور و غیاب نقش مهمی در مدیریت کارمندان دارد و بسیاری از مدیران تمایل دارند که از این سیستم به بهترین شکل بهره ببرند.

سیستم حضور و غیاب راهکاری برای مدیریت منابع انسانی

سیستم حضور و غیاب به عنوان راهکاری قدرتمند برای مدیریت منابع انسانی امکان بروز خطاهای عمدی و سهوی در زمان تردد کارکنان را به صفر می رساند. محاسبه حجم عظیم اطلاعات تردد موجود در این حوزه می تواند میزان زیادی از وقت و هزینه کسب و کارها را به خود اختصاص دهد. در حالی که سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری حضور غیاب در حوزه مدیریت منابع انسانی باعث آسان شدن این امور شده اند.

مدیریت منابع انسانی

این سیستم با ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل با کمترین خطای ممکن و محاسبه دقیق ساعات حضور آنان، مدیریت مرخصی ها، شیفت های کاری، محاسبه دقیق میزان حقوق و ارائه گزارشات در سطوح مختلف آنالیزی کلی از وضعیت هر مجموعه ای را به مدیران ارائه می ‌دهد و در بالا بردن راندمان بخش های مختلف کسب و کارها کمک می کند. مدیران با توجه به نتایج به دست آمده می توانند درباره شرکتشان بهتر تصمیم بگیرند؛ برنامه ریزی کنند و با کم کردن وقت پرت پرسنل بهره ‌وری مجموعه خود را بالا ببرند.

سیستم حضور و غیاب می تواند ضمن بررسی عملکرد کارکنان سیستم تشویق و تنبیه مناسبی را برایشان اعمال کند. به طور کلی این سیستم به مجموعه های مختلف امکان مدیریت زمان بندی و بهره وری از نیروهای انسانی خود را می دهد.

چگونه سیستم حضور و غیاب به افزایش بهره وری کسب و کارها کمک می کند؟

در این مقاله قصد داریم به شما بگوییم که چگونه سیستم حضور و غیاب می تواند به افزایش سودآوری و بهره وری کسب و کار شما کمک کند.

با این سیستم سرمایه گذار اطمینان حاصل خواهد کرد که تمام ساعت های کاری به طور مستقیم به حقوق و دستمزد تبدیل می شود، بنابراین می توان دستمزد کارکنان را به صورت دقیق پرداخت نمود.

در ادامه تمامی مواردی که موجب افزایش بهره وری کسب و کارها می شود را بیان می کنیم.

افزایش کارایی

با استفاده از سیستم حضور غیاب دیگر نیازی به محاسبه کردن ساعت کاری یا اضافه کاری کارکنان نیست و مدیران می توانند بر موارد دیگر برای افزایش بهره وری کسب و کار تمرکز کنند؛ چرا که سیستم این کار را برای آن ها انجام خواهد داد. مدیران می توانند بدون نیاز به صرف زمان، ساعت کاری کارکنان خود را بررسی کنند و به دلیل این که دیگر نگرانی در مورد ردیابی زمان کاری پرسنل وجود ندارد، می توانند بر وظایف مهم تر مانند یافتن بهترین استعداد و راه هایی برای سود بیشتر و غیره تمرکز کنند.

صرفه جویی در زمان

با خرید یک سیستم حضور و غیاب دیگر نیازی نیست انتهای هر ماه ساعت هایی که به صورت دستی در کاغذ نوشته شده برای حقوق کارمندان محاسبه نمود. این کار در سیستم کنترل تردد با زدن چند کلیک انجام می شود و به مدیران کمک می کند تا زمان کمتری را صرف ردیابی و نظارت بر عملکرد کارکنان نمایند. به این ترتیب زمان آن ها برای انجام کارهای دیگر آزاد می شود و وقت بیشتری برای ارتقای کسب و کار خود پیدا می کنند.

صرفه جویی در هزینه های پرداخت

اگر کارمندان بخش مدیریت منابع انسانی بخواهند امور خود را به صورت دستی انجام دهند حجم کار آن ها بسیار زیاد می شود و زمان زیادی از وقت آنان تلف می شود. مدیران هم مجبور می شوند نیروهای دیگری در این بخش استخدام کنند که خود مستلزم هزینه های بیشتر برای مجموعه می شود، اما با استفاده از سیستم حضور و غیاب زمان و میزان حضور کارکنان به صورت اتوماتیک محاسبه خواهد شد.

صرفه جویی در هزینه ها

مطالعات نشان داده است که استفاده از سامانه حضور غیاب می تواند بالغ بر ۷۰ درصد در هزینه های پرداخت صرفه جویی کند. این سیستم می تواند با رشد کسب و کار شما رشد نماید و می تواند با توجه به نیازهای شما بروزرسانی شود. همچنین این سیستم قابلیت رشد و همراهی با مجموعه شما را دارد. هر زمان که کارمندان بیشتری را استخدام کردید می توانید آن ها را به سیستم خود اضافه کنید.

صرفه جویی در هزینه های سازمان و صرفه اقتصادی

به طور کلی خرید سیستم ورود و خروج برای مدیران کسب و کارها صرفه اقتصادی فراوانی دارد، زیرا این سیستم با کنترل دقیق تردد کارکنان درصد خطای محاسبات حقوق پرسنل در پایان ماه را به صفر می رساند. در واقع هزینه ای که برای خرید یک سیستم ورود و خروج صرف می شود به مرور زمان جبران خواهد شد. به این صورت که اگر طی یک ماه تمامی تاخیرهای ورود و تعجیل های خروج محاسبه شود، مدیر متوجه می شود که میزان مبلغ های کوچک جمع شده هزینه کل سیستم را در می آورد.

همچنین این سیستم به مجموعه ها کمک می کند تا مبالغ پرداختی به نیروی کاری خود را به طریقی بهبود بخشند که هزینه‌ های آن‌ ها را کاهش دهد. در برخی از تحقیقات به این نکته اشاره شده که استفاده از سامانه حضور و غیاب در یک مجموعه ۱۰ نفره می تواند در سال حدود ۵ میلیون تومان صرفه جویی مالی به همراه داشته باشد.

اطمینان از بهره وری کارکنان و افزایش سود شرکت

با استفاده از سیستم حضور و غیاب می توانید بهره وری کارکنان را افزایش دهید و از هدر رفت زمان کاری آنان پیشگیری کنید. به این صورت که با نظارت دقیق می توانید اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما برای زمان معقولی در طول روز کار می‌ کنند و آن ‌ها را ملزم می کند تا در ساعات اداری در محل کار خود حاضر شوند. این بخش مهمی از مدیریت منابع انسانی است که به افزایش بهره‌ وری و سود آوری کسب و کار را کمک می کند.

حذف کم کاری

کم کاری یک مسئله واقعی است که بر روی بسیاری از کسب و کارها تأثیر می گذارد و مسلم است که کسب و کارهایی که کارکنانشان از زمان کاری خود می دزدند در بهره وری با مشکل روبرو می شوند. بر اساس نظرسنجی صورت گرفته توسط یک شرکت بین المللی حدود ۸۰ درصد کارکنان در ساعات کاری هر روز به میزان مشخص و معینی زمان هدر می دهند. کاملأ واضح است که تکرار این رویه به عملکرد مجموعه و تحقق اهداف کسب و کارها آسیب خواهد زد.

راه های زیادی وجود دارد که کارکنان می توانند کم کاری کنند و زمان شرکت را هدر دهند. این راه ها شامل دست بردن در ساعات ورود و خروج، ساعت زدن توسط همکاران و … می شود.

با استفاده از یک سیستم کنترل تردد می توان ساعت های کاری را در زمان های واقعی ثبت نمود. با استفاده از این سیستم کارکنان باید به صورت فیزیکی در محل حضور داشته باشند که به طور مؤثر ساعت زدن توسط همکاران را حذف می کند. هنگامی که افراد دیگر راهی برای تقلب نداشته باشند، سعی می ‌کنند تا با افزایش بهره ‌وری به مزایای بهتر برسند.

آموزش قانون مندی و بهبود وقت شناسی

استفاده از این سیستم حس وقت ‌شناسی را در کارکنان تقویت می کند و آن ها را قانون مند می کند. همچنین برای تمامی پرسنل مشخص می شوند که نظم دارای اهمیت است و کار کردن طبق یک روال اداری برای مجموعه بسیار مهم است.

شناسایی بهتر کارمندان

با استفاده از این سامانه می توان کارکنان منظم و نامنظم را شناسایی کرده و آن ها را از بابت تعهد کاری به سازمان تفکیک نمود و از ابزار تشویق و ترفیع و جریمه برای مدیریت بهتر کارمندان مجموعه استفاده کرد. با استفاده از این سیستم می توان کارمندان غیر متعهد را شناسایی کرده و تذکرات لازم را به آن ها داد و در صورت لزوم با آن ها برخورد کرد.

پیشگیری از خطای انسانی

همان طور که می دانید مجموعه ها با وارد کردن اطلاعات ساعت کاری و حقوق و دستمزد کارکنان به صورت دستی، با هزینه های سنگین مواجه می ‌شوند. هر گونه کسب و کاری می ‌تواند از تأثیرات منفی خطاهای انسانی رنج ببرد. اشتباهات در ورود داده ها می‌ تواند برای یک مجموعه مشکلاتی ایجاد کند که بسیار پر هزینه خواهد بود.

در روش دستی ممکن است اطلاعات با خطا در دفتر ثبت شوند که این موضوع موجب می شود که در بررسی و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل توسط مدیران نیز خطا به وجود ‌آید و باعث ایجاد نارضایتی میان کارمندان و کارفرما گردد.

با استفاده از سیستم های حضور و غیاب این اشتباهات به حداقل می ‌رسند، زیرا این سیستم ها تردد لحظه‌ ای کارکنان را ثبت نموده و به مدیر اطمینان می دهد که فرد مناسب در زمان مناسب در محل کار خود حاضر شده است. بنابراین ورود و خروج پرسنل به طور دقیق کنترل می شود و درصد خطای محاسبات حقوق و دستمزد در پایان ماه به صفر می رسد. همین موضوع سبب ایجاد فضایی امن و مطمئن در محل کار می شود و رابطه بین پرسنل با مدیران بسیار خشنود کننده و بر پایه اعتماد و صداقت خواهد بود.

جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی کارکنان

سیستم های حضور غیاب می توانند با ثبت دقیق زمان های تردد حس اعتماد را در مدیران و پرسنل  ایجاد کنند. وجود تقلب در سیستم‌ های ثبت دستی حضور و غیاب باعث ایجاد مشکل در مجموعه ها می شود. از جمله این تقلب ها می توان مواردی از قبیل ثبت رفاقتی در تعویق حضور، در زمان نهار و یا حتی ثبت مواردی که نیروی كار وجود ندارد، نام برد. این گونه موارد باعث می ‌شود زمان کاری پرسنل کاهش یافته و در بلندمدت بازدهی کاری مجموعه افت کند.

در صورت استفاده از سیستم کنترل تردد، امکان تغییر و دست بردن در اطلاعات تنها توسط مدیران سیستم وجود داشته و می توان تغییرات اعمال رشده را پیگیری نمود و سوء استفاده های احتمالی را تا حد بسیار زیادی کاهش داد. در نتیجه به طور غیر مستقیم بهره وری در مجموعه افزایش می یابد.

انطباق با قانون

نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان جنبه‌ های قانونی یک مجموعه را تحت تاثیر قرار می ‌دهد. سیستم کنترل تردد رعایت قوانین و شفافیت در پرداخت حقوق کارکنان را تضمین می‌ کند. به این ترتیب کسب و کارها امکان عبور از قانون را نخواهند داشت و خطری حیات آن‌ ها را تهدید نمی‌ کند.

با استفاده از این سیستم می توان تمامی قوانین وضع شده را به مرحله اجرا درآورد و از حفظ و اجرای صحیح قوانین مربوط به حوزه حضور و غیاب در فرایند مدیریت مجموعه اطمینان کامل حاصل کرد. همچنین این سیستم می ‌تواند از مشکلات قانونی احتمالی که در اثر عدم انطباق‌ ها ایجاد می ‌شود پیشگیری کند.

در صورت بروز دعواهای حقوقی و اختلاف بین کارفرما و کارکنان، توسط سیستم حضور و غیاب می توان به آمارهای دقیق ثبت شده توسط این سیستم به عنوان مدرک استناد کرد. نکته جالب توجه این است که نتایج این سیستم ها مورد قبول اداره کار و حتی بیمه می باشد.

رعایت عدالت و شایسته سالاری بین کارکنان

این سیستم به مدیران کمک می ‌کند به هر کارمند دقیقا همان دستمزدی که لازم است را پرداخت کنند و عدالت بین آن ها رعایت شود. این امر تنها به پرداخت دستمزد کارکنان محدود نمی‌ شود و مواردی مثل بیمه و مزایای کارکنان را نیز به شکل دقیق در بر می ‌گیرد.

از موارد رعایت شایسته سالاری در مجموعه ها نیز می توان رعایت رفتار بی طرفانه در پرداخت حقوق در بین کارکنان را نام برد. با استفاده از سیستم حضور غیاب، مدیران می توانند برخی از مواردی را که ممکن است کارمندان ناعادلانه بدانند، کاهش دهند.

کاهش غیبت کارکنان

غیبت کارکنان مشکلی است که بیشتر گریبان گیر مجموعه های بزرگ است و سازمان های بزرگ برای ردیابی تردد کارکنان بدون داشتن یک سیستم منظم ورود و خروج به مشکل بر می‌ خورند. این مسئله باعث می شود حضور غیاب کارکنان بسیار سخت انجام شود و می ‌تواند منجر به افزایش غیبت شده و بر میزان بهره وری سازمان تأثیر بگذارد.

سیستم های ورود و خروج قادرند به مدیران کمک کنند تا یک سیاست دقیق و روشنی را در سازمان خود پیاده کنند و از غیبت ها غافل نشوند. داشتن یک سیاست قوی و واضح، کارکنان را از عدم تعهد دور نگه می ‌دارد.

برنامه ریزی خودکار برای کارکنان

تنظیم برنامه ها کاری وقت گیر است، مخصوصأ اگر سیستمی برای انجام آن وجود نداشته باشد. به غیر از بررسی و کنترل زمان ها، سیستم کنترل تردد با تنظیم برنامه زمان بندی به کارمندان کمک می کند تا روند کاری خود را آسان تر دنبال کنند. کارکنان می‌ توانند برنامه های زمان بندی خود را مشاهده کرده و برای گرفتن مرخصی راحت تر اقدام نمایند.

افزایش رضایت مندی و تقویت روحیه کارکنان

مسلم است که کارکنان شاد برای هر کسب و کاری مفیدند و کارکنان با روحیه پایین، اغلب باعث ایجاد مشکل در مجموعه ها می‌ شوند. استفاده از سیستم حضور غیاب تا حدودی می تواند به حل این مشکل کمک کند، چرا که کارمندان اطمینان پیدا می کنند حقوقشان بر حسب ساعات کاری که با دقت محاسبه شده پرداخت می ‌گردد.

یکی دیگر از عوامل نارضایتی کارکنان نبود قانون یکسان برای همه پرسنل است. اگر قوانین فقط برای یک عده خاص باشد و برخی از افراد بتوانند با تقلب و به آسانی از زیر کار شانه خالی کنند، سبب بروز مشکلات روحی بین کارکنان می شود. با سامانه حضور و غیاب نظارت بر زمان ورود و خروج برای افراد مختلف یکسان می شود و قوانین برای همه به یک شکل اجرا می شود و در نهایت موجب رضایت مندی کارمندان می شود. واضح است که وقتی رضایت کارمندان افزایش یابد مسائلی مانند ترک کار و یا غیبت به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

ایجاد نظم و انضباط در کسب و کار

اغلب حرفه ها به زمان بندی خاصی نیاز دارند و پرسنل تعداد ساعات مشخصی در هر شیفت، یا در هر هفته باید کار کنند. در برخی از مشاغل ممکن است سیاست مجموعه به کارمندان تحمیل کند که بیش از تعداد ساعات معینی در یک بازه زمانی حق کار کردن را ندارند.

هر قانونی را که شرکت تعیین کند با یک سیستم حضور غیاب قابل پیاده سازی و اجراست و به افراد کمک می کند تا با شرایط وفق پیدا کنند و در کار خود نظم را رعایت کنند. به این شکل که به مدیران این امکان را می دهد تا اعلاناتی تنظیم کنند و سریعأ در مورد هر گونه تناقض زمانی به افراد و کارکنان هشدار دهند.

مدیران به وسیله این سیستم علاوه بر نظارت دقیق تر به کنترل ورود و خروج کارکنان می توانند به مرور زمان یک نظم پایدار را نیز ایجاد کنند. وقتی کارمندی متوجه می شود که برای چند دقیقه تاخیر و یا چند دقیقه زودتر رفتن قرار است مبلغی از او کم شود در ساعت ورود خروج خود دقت بیشتری می کند. در نتیجه با گذشت زمان یک نظم یکپارچه در مجموعه ها برقرار می شود.

ایجاد امنیت در مجموعه ها

امروزه امنیت جایگاه بسیار مهمی در تمامی کسب و کارها و مجموعه ها دارد و باید به آن توجه شود. استفاده از سیستم کنترل تردد در کنار مزایای بسیار زیادی که برای تمامی مجموعه ها دارد و می تواند ورود و خروج کارکنان خود را کنترل کند، امنیت سازمان را نیز کنترل می کند و باعث می شود که ورود و خروج به سازمان و ادارات کنترل شده باشد و هر فردی اجازه ورود و خروج را نداشته باشد.

کاهش درگیری ذهنی مدیران و کارفرماها

یکی از مهم ترین درگیری های ذهنی مدیران و کارفرماها جمع بندی زمان حضور کارمندان برای پرداخت حقوق است. با سیستم حضور و غیاب دیگر نیازی به دغدغه فکری برای این موضوع نیست. کافیست آخر هر ماه یک گزارش ماهیانه از سیستم تهیه شود. گزارش هایی که از این سیستم دریافت می شود، برای مدیران به آسانی قابل فهم هستند.

صرفه جویی در ملزومات اداری

صرفه جویی در ملزومات اداری

در مجموعه هایی که حضور و غیاب به صورت دستی انجام می شود، ساعت های تردد هر پرسنل در برگه های زمانی به طور جداگانه باید ثبت شود. استفاده ماهانه از کاغذ منجر به هزینه های اضافی برای مجموعه ها می شود، اما استفاده از دستگاه ها و نرم افزار کنترل تردد می تواند از تولید هزینه های اضافی جهت چاپ برگه ماموریت، مرخصی و ثبت ساعت ورود و خروج جلوگیری کند.

همچنین در صورت استفاده از سیستم دستی برای کنترل تردد کارکنان شاهد تحمیل هزینه های دیگری چون خودکار و مداد، جوهر و تونر پرینتر به مجموعه ها نیز هستیم، در صورتی که با استفاده از سیستم های حضور و غیاب از پرداخت چنین هزینه هایی جلوگیری می شود.

شفافیت

مدیران با استفاده از سامانه حضور غیاب بی‌ درنگ می توانند از حضور به موقع پرسنل خود مطلع شوند. یکی از ویژگی های این سیستم در دسترس قرار دادن اطلاعات در اختیار کارکنان به صورت شفاف است. به این صورت که هر کارمندی می تواند مجوز دسترسی به صفحه اختصاصی خود را داشته باشد و به این شکل می تواند ساعات ورود و خروج و همچنین مرخصی ها و اضافه کاری های خود را مشاهده کند.

نظارت بر عملکرد کارکنان به طور کلی صرف نظر از اندازه مجموعه تاثیر مثبتی بر شفافیت فضای کسب و کار خواهد داشت.

تسریع و تسهیل و صرفه جویی در کارهای اداری

در روش دستی ثبت ساعت ورود و خروج هریک از کارکنان علاوه بر دشواری و پیچیدگی که دارد، نیازمند مرتب کردن، سازماندهی و پردازش مداوم توسط کارمندان بخش منابع انسانی است و این مسئله خود موجب طولانی شدن فرآیندهای سازمانی مانند محاسبه حقوق و دستمزد و تایید مرخصی ها و ماموریت هاست و در نتیجه هزینه های مالی برای مجموعه به دنبال خواهد داشت.

در سیستم ورود و خروج بسیاری از اطلاعات مانند سطوح دسترسی، انواع گزارشات، انواع شیفت ها و … در قالب نمودارهای گرافیکی، جداول مختلف، صفحه داشبورد شخصی و سایر موارد در کمترین زمان ممکن در اختیار مدیران قرار گرفته و فرآیند مدیریت را تسهیل می کند.

مدیریت بهینه و کارآمد کسب و کار

یکی از ویژگی های اصلی سامانه حضور و غیاب این است که به صورت موثری می تواند محیط کار را مدیریت کند. استفاده از این سیستم این امکان را به مدیران می دهد تا بتوانند برنامه ریزی بهتری برای کارها داشته باشند. در کل با این سیستم می توان کارایی را افزایش داد، به بهره وری بیشتری برای مجوعه دست یافت و هزینه ها را مدیریت کرد.

هر سیستم حضور غیاب یک پنل تحلیلی دارد که به مدیران اجازه می دهد تا داده ها را به مرور زمان بررسی کنند و مشکلاتی را که باعث کاهش بهره وری سازمان می شوند را از میان بردارند.

شفافیت ارتباط با مشتری و جلب اعتماد آن ها

مزایای استفاده از سیستم کنترل تردد به مجموعه و کارکنان آن محدود نمی‌ شود، بلکه مشتری‌ ها هم می توانند از مزیت های این سیستم بهره ببرند. با کمک این سیستم به صورت دقیق می‌ توان زمان صرف شده برای هر پروژه را محاسبه نمود و در اختیار مشتریان قرار داد تا ضمن رعایت شفافیت جلب اعتماد آن‌ ها را فراهم کرد. ارتقای شفافیت در معاملات از طریق این سیستم‌ امکان پذیر است و به بهبود رابطه مجموعه با مشتریان کمک می‌ کند. به این ترتیب مشتریان مطمئن می شوند با آن‌ ها عادلانه برخورد شده و در نهایت احساس خوبی به مشتریان منتقل خواهد شد.

شفافیت ارتباط با مشتری

جمع ‌بندی

بخش بسیار مهم در مدیریت هر کسب و کار کوچک و بزرگ نظارت دقیق بر زمان ورود و خروج پرسنل آن هاست و از همان ابتدای راه اندازی باید مورد توجه قرار گیرد. متاسفانه بسیاری از کسب و کارها به این موضوع توجه کافی ندارند و یا به دلیل هزینه های بالای تهیه سیستم حضور و غیاب قادر به استفاده از آن نیستند و ترجیح می دهند وقت و انرژی خود را صرف ایده های دیگر کسب و کار خود نمایند، اما متوجه نیستند که با کنترل تردد می ‌توانند به تحقق اهداف شرکت و حتی ارتقای عملکرد کارمندان کمک بسیاری کنند.

مدیریت نیروهای انسانی کاری طاقت فرساست و مسلمأ هرچه تعداد کارکنان بیشتر باشد، امور مرتبط به این حوزه نیز بیشتر و هزینه ‌برتر خواهد شد. استفاده از سامانه حضور غیاب با ویژگی هایی که دارد می ‌تواند به بهبود وضعیت مجموعه، بهبود بهره ‌وری، افزایش کارایی کارکنان، کاهش هزینه ‌های مدیریت منابع انسانی و تسهیل امور آن ‌ها منجر شود. به همین دلیل پیشنهاد می‌ شود اگر کسب و کاری دارید و یا در معاونت‌ و یا بخش ‌های مدیریتی مشغول به کار هستید، حتمأ از این سیستم استفاده کنید تا کارها و هزینه‌ هایتان کمتر شود.

شایان ذکر است که کارفرما می تواند توسط این سیستم و با تجزیه و تحلیل زمان واقعی نتایج و بهره وری کا، بینش عمیقی را در مورد کارکنان و پیشرفت کارها و پروژه ها داشته باشد.

برخلاف تصور عموم مردم تهیه این سامانه یک هزینه نیست، بلکه یک سرمایه گذاری است که پس از چند ماه هزینه های خود را به مجموعه برمی گرداند. این سیستم ضمن پیشگیری از هدر رفتن سرمایه های کسب و کار با محاسبه دقیق عملکرد کارکنان به عملکرد آنان نظم می بخشد و با پیشگیری از اتلاف وقت و انرژی، عملکرد پرسنل و در نتیجه سازمان را به میزان قابل توجهی ارتقاء می دهد. بنابراین نباید تهیه این سیستم را به منزله یک هزینه در نظر گرفت و باید به شکل یک سرمایه گذاری طولانی مدت که نتایج مثبتی برای مجموعه به همراه دارد و موجب افزایش بهره وری و سودآوری مجموعه می شود به آن نگاه کرد.