بسیاری از مدیران هنگام افزایش حجم کار یا بروز یک مشکل در سازمان، بدون بررسی دقیق، اولین راهکار را استخدام نیرو یا جذب نیروی جدید میدانند. در حالی که تجربه نشان میدهد بخش قابلتوجهی از درخواستهای استخدام، ناشی از مشکلاتی مانند ضعف فرآیندها، توزیع نامناسب وظایف، نبود اتوماسیون یا تعریف نادرست شغل است.
آنچه در این مطلب می خوانیم
اگر واحد منابع انسانی پیش از آغاز فرآیند جذب و استخدام نیرو به ریشهیابی مسئله بپردازد، میتواند از بسیاری از استخدامهای غیرضروری جلوگیری کرده و هزینههای سازمان را به میزان قابلتوجهی کاهش دهد.
این مقاله، برگرفته از سخنان سرکار خانم فاطمه عارضی، مشاور و کوچ منابع انسانی، در وبینار تخصصی آکادمی ویسمن با موضوع «چرا اولین راهحل مدیران نباید استخدام باشد؟!» است که به میزبانی علیرضا اعتباریان، مدیر آکادمی ویسمن، در تاریخ شنبه ۱۰ مرداد برگزار شد.
چرا مدیران نباید اولین راهحل را استخدام نیرو بدانند؟
یکی از مهمترین وظایف واحد منابع انسانی، تحلیل نیاز واقعی سازمان پیش از انتشار آگهی استخدام است. هر درخواست استخدام باید از منظر حجم کار، اهداف سازمان، فرآیندهای موجود و آینده کسبوکار بررسی شود.
فاطمه عارضی در این وبینار با بیان چند تجربه واقعی نشان داد که بسیاری از درخواستهای استخدام، در واقع راهحل مسئله نیستند، بلکه تنها صورتمسئله را پنهان میکنند.
۱. استخدام برای شرکتی که در لبه پرتگاه قرار دارد
در یکی از پروژهها، شرکتی درخواست جذب ۵ تا ۶ نفر برای شیفت دوم بخش لجستیک داشت. اما بررسیهای مالی و استراتژیک نشان داد که احتمال ادامه فعالیت شرکت بیش از سه ماه نیست.
در چنین شرایطی، استخدام نیروی جدید نهتنها کمکی به سازمان نمیکند، بلکه هزینههای منابع انسانی، آموزش، بیمه و حقوق را نیز افزایش خواهد داد.
۲. کارمندی که در محل کار سریال تماشا میکرد
در نمونهای دیگر، مدیر سازمان از کارمندی گلایه داشت که در ساعات کاری مشغول تماشای سریال بود.
اما بررسی دقیقتر نشان داد مشکل از عملکرد کارمند نبود؛ بلکه برای آن جایگاه شغلی، حجم کار مشخص و خروجی قابل اندازهگیری تعریف نشده بود و بخش زیادی از زمان کاری او بدون برنامه سپری میشد.
۳. فرآیندهای معیوب؛ عامل اصلی نارضایتی مدیران
گاهی مدیران تصور میکنند مشکل از کیفیت نیروهای استخدامشده است، در حالی که ریشه مسئله در طراحی فرآیندهاست.
همپوشانی وظایف، نبود شرح شغل دقیق، مشخص نبودن مسئولیتها و ضعف ارتباط بین واحدها باعث میشود حتی بهترین نیروها نیز عملکرد مطلوبی نداشته باشند.
۴. استخدام تماموقت برای یک نیاز موقت
در یکی از سازمانها درخواست استخدام «کارشناس تجربه مشتری» مطرح شد؛ اما بررسی منابع انسانی نشان داد نیاز واقعی تنها طراحی چند فرآیند و فرم برای یک پروژه دو تا سهماهه است.
این مسئله با استفاده از یک مشاور و بهرهگیری از ظرفیت نیروهای داخلی حل شد و سازمان از استخدام غیرضروری جلوگیری کرد.
هزینههای پنهان استخدام اشتباه
یکی از مهمترین نکاتی که مدیران هنگام تصمیمگیری برای استخدام باید در نظر بگیرند، هزینههای پنهان جذب نیروی جدید است.
استخدام اشتباه تنها به پرداخت حقوق محدود نمیشود؛ بلکه هزینههای زیر را نیز به سازمان تحمیل میکند:
- هزینه انتشار آگهی استخدام و فرآیند جذب نیرو
- زمان صرفشده برای بررسی رزومهها و انجام مصاحبهها
- هزینه آموزش و آمادهسازی نیروی جدید
- هزینه بیمه، مزایا و تجهیزات
- کاهش بهرهوری در دوره آموزش
- هزینه خروج زودهنگام کارمند و استخدام جایگزین
به همین دلیل، پیش از هر تصمیم برای استخدام کارمند باید مطمئن شد که سازمان واقعاً به نیروی جدید نیاز دارد.
چکلیست منابع انسانی پیش از جذب و استخدام نیرو
بهجای تمرکز بر پر کردن سریع یک جایگاه شغلی، واحد منابع انسانی باید ابتدا نیاز واقعی سازمان را بررسی کند.
پیش از هر استخدام، بهتر است به پرسشهای زیر پاسخ داده شود:
- آیا سازمان در یک سال آینده از ثبات کافی برخوردار است؟
- آیا برای این جایگاه، حجم کار پایدار و مستمر وجود دارد؟
- آیا این فعالیت در آینده نیز باقی خواهد ماند یا با فناوری و اتوماسیون جایگزین میشود؟
- آیا میتوان این کار را به مشاور، فریلنسر یا نیروی پروژهای سپرد؟
- آیا امکان استفاده بهتر از ظرفیت نیروهای فعلی وجود دارد؟
- آیا با اصلاح فرآیندها، نیاز به استخدام برطرف میشود؟
جایگزینهای هوشمندانه برای استخدام تماموقت
استخدام تماموقت باید تنها برای فعالیتهای کلیدی و ارزشآفرین سازمان انجام شود.
برای بسیاری از فعالیتها میتوان از راهکارهای جایگزین استفاده کرد:
- برونسپاری (Outsourcing)
- همکاری با فریلنسرها
- استفاده از نیروهای پروژهای
- بهرهگیری از ظرفیت کارکنان فعلی
- اتوماسیون و هوشمندسازی فرآیندها
- استفاده از هوش مصنوعی در فعالیتهای تکراری
این رویکرد علاوه بر کاهش هزینهها، انعطافپذیری سازمان را نیز افزایش میدهد.
نقش هوش مصنوعی در آینده جذب و استخدام نیرو
یکی از نگرانیهای رایج، تأثیر هوش مصنوعی بر بازار کار است.
اما همانطور که در این وبینار مطرح شد، فناوری معمولاً انسانها را حذف نمیکند؛ بلکه نوع فعالیت آنها را تغییر میدهد.
نمونه تاریخی آن، ورود کامپیوترها به ناسا بود. افرادی که پیشتر محاسبات دستی انجام میدادند، بعدها به توسعهدهندگان و برنامهنویسان سیستمها تبدیل شدند.
هوش مصنوعی نیز بسیاری از کارهای تکراری را بر عهده میگیرد و فرصتهای شغلی جدیدی برای افراد متخصص ایجاد خواهد کرد.
پیام مهم برای کارجویان؛ امنیت شغلی را دوباره تعریف کنید
امروزه امنیت شغلی دیگر به معنای حضور چندین ساله در یک شرکت نیست.
افراد میتوانند با توسعه مهارتهای تخصصی، فعالیت پروژهای، همکاری با چند کارفرما، ساخت برند شخصی و ارائه خدمات حرفهای، امنیت درآمدی بیشتری نسبت به گذشته ایجاد کنند.
در واقع، مهمترین سرمایه هر فرد، مهارت و توانایی حل مسئله است؛ نه صرفاً داشتن یک قرارداد استخدامی.
نتیجهگیری
استخدام نیرو نباید اولین واکنش مدیران در برابر هر چالش سازمانی باشد؛ بلکه باید آخرین گزینه پس از بررسی دقیق مسئله، تحلیل فرآیندها و ارزیابی ظرفیتهای موجود باشد.
سازمانهایی که پیش از جذب نیرو به سراغ تحلیل ریشهای مشکلات، بهبود فرآیندها، استفاده از فناوری، اتوماسیون و برونسپاری میروند، معمولاً هزینههای کمتری پرداخت کرده و بهرهوری بیشتری نیز به دست میآورند.
،
سوالات متداول
آیا همیشه استخدام نیرو بهترین راهکار است؟
خیر. بسیاری از مشکلات سازمانی با اصلاح فرآیندها، استفاده بهتر از نیروهای موجود، برونسپاری یا اتوماسیون قابل حل هستند.
چه زمانی باید نیروی جدید استخدام کنیم؟
زمانی که نیاز سازمان پایدار، بلندمدت و مرتبط با فعالیتهای اصلی کسبوکار باشد و هیچ راهکار جایگزین مناسبی وجود نداشته باشد.
آیا برونسپاری بهتر از استخدام است؟
برای بسیاری از پروژههای موقت، تخصصی یا غیرکلیدی، برونسپاری میتواند گزینهای کمهزینهتر و منعطفتر باشد.
نقش منابع انسانی پیش از جذب نیرو چیست؟
واحد منابع انسانی باید پیش از انتشار آگهی استخدام، علت واقعی درخواست، حجم کار، آینده شغل و امکان استفاده از راهکارهای جایگزین را بررسی کند.
آیا هوش مصنوعی باعث حذف فرصتهای شغلی میشود؟
هوش مصنوعی بیشتر باعث تغییر ماهیت مشاغل میشود تا حذف کامل آنها. افراد با توسعه مهارتهای جدید میتوانند از فرصتهای شغلی نوظهور بهرهمند شوند.
هزینههای پنهان استخدام اشتباه چیست؟
هزینه جذب نیرو، آموزش، بیمه، کاهش بهرهوری، خروج زودهنگام کارمند و هزینه استخدام مجدد از مهمترین هزینههای پنهان استخدام اشتباه هستند.
هیچ دیدگاهی نوشته نشده است.