به‌هرحال درآمد هرکسی یکی از سه عنصر مهم و کلیدی در زندگی است. همه شرکت‌ها، کسب‌وکارها و تجارت‌ها در ازای کار شما مبلغی را به‌عنوان دستمزد یا حقوق، پرداخت می‌کنند. با پیشرفت تکنولوژی و امکان استفاده از پلتفرم‌های نرم‌افزاری، در حال حاضر سیستم حقوق و دستمزد این محاسبات را انجام می‌دهد و مزیت‌های زیادی نیز دارد.
آنچه در این مطلب می خوانیم
اما شاید به‌عنوان کسی که می‌خواهید از این سیستم در شرکت و تجارت خود استفاده کنید، سؤالاتی درباره مزایای سیستم حقوق و دستمزد داشته باشید که پیش از تهیه آن مایل باشید در خصوص آنها اطلاعات کسب کنید. در واقع سیستم حسابداری و دستمزد، می‌تواند میزان بهره‌وری یک کمپانی و شرکت را تا 50 درصد افزایش دهد. این که همه چیز به‌صورت خودکار مدیریت شود، خود یک مزیت فوق‌العاده به‌حساب می‌آید.
سیستم حقوق و دستمزد یک ابزار کلیدی برای برطرف نمودن شک و شبهه‌های مالی است. زمانی که قصد بررسی حساب‌های قبلی، پرداخت‌ها و… را نیز داشته باشید، این سیستم به شما اجازه ریکاوری اطلاعات و داده‌ها را می‌دهد. حتی می‌توانید تغییرات قوانین کارمزد، بیمه، حق عائله‌مندی و… را نیز روی آن اعمال کنید. در این نوشتار به بررسی این سیستم‌ها و مزایای استفاده از آنها می‌پردازیم.
ویسمن یک نرم‌افزار متخصص در مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان است که به کمک ابزارها و ویژگی‌های متنوع خود، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملیات مالی و مدیریت منابع انسانی خود را بهبود بخشند. نرم‌افزار حقوق و دستمزد ویسمن با هدف افزایش کارایی و دقت در پردازش اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، به سازمان‌ها امکانات متنوعی ارائه می‌دهد.
فرایند عملکرد سیستم حقوق و دستمزد چگونه است؟
احتمالا این پرسش مطرح می شود که فرایند کارکرد سیستم حقوق و دستمزد چگونه است. در واقع مدیریت بخش مالی، حقوق و پرداخت باید بتواند برای واریز مبالغ حقوق کارمندان و کارگران یک برنامه ریزی دقیق داشته باشد. این کار در گذشته به صورت دستی و در دفتر حسابرسی مالی شرکت انجام می‌شد. اما با پیشرفت علم، شما امکان اعمال تغییرات، پلن‌ها و ویژگی‌های مختلف و حتی سیستم کسری حقوق در ازای غیبت و… را دارید.
می‌توان این سیستم را به سه مرحله قبل، حین و بعد از پرداخت تقسیم‌بندی کرد. قبل از پرداخت حقوق لازم است که همه چیز به‌درستی محاسبه شود. به‌هرحال یک کارمند امکان دارد دارای غیبت‌های غیرموجه، غیبت و مرخصی با حقوق یا بدون حقوق باشد. حتی ممکن است بابت بروز صدمه به اموال شرکت نیاز به پرداخت خسارت داشته باشد. تمامی این موارد باید در سیستم حقوق درج گردد.
در حین پرداخت نیز عملکرد نظارتی انجام می‌دهد. همچنین سر هر ماه، لازم است که شما رقم دقیق پرداختی‌ها را از این طریق بررسی نموده و برای آن فاکتور صادر کنید. البته ممکن است پرداخت به تأخیر بیافتد. باید بتوانید اول هر ماه تا آخرین روز آن را محاسبه کنید. در نتیجه استفاده از مزایای سیستم حقوق و دستمزد در این بخش نیز کاربرد ویژه‌ای دارد.
در ادامه و در مرحله بعد از پرداخت، ممکن است یکی از کارمندان و پرسنل ادعا کند که حقوق او درست واریز نشده یا اصلاً واریز نشده است. در چنین شرایطی سیستم حقوق و دستمزد وارد عمل می‌شود و راهی برای اثبات تک‌تک تغییرات، نرخ و… می‌باشد. اعتبار یک شرکت وابسته به نحوه پرداخت، شفافیت‌های مالی و حسابرسی و مدیریت اقتصادی آن است. هر چه در این زمینه حرفه‌ای‌تر عمل کند، امکان بروز خطای مالی کم‌تر بوده و حتی به‌صورت روزانه نیاز به مدیریت حسابداری و مالی موجود ندارد.
مهمترین امکانات و مزایای سیستم حقوق و دستمزد
عوامل زیادی موجب می‌شود که شما در کسب‌وکار خود نیاز به سیستم حقوق داشته باشید. در ادامه به برخی از مهمترین مزیت‌های داشتن سیستم حقوق و دستمزد اشاره می‌کنیم.
اعتبار کسب و کار شما
به‌هرحال یک شرکت و استارتاپ یا کسب‌وکار در قبال کارمندان و پرسنل خود یک سری مسئولیت‌های مالی و حقوقی دارد. در نتیجه انتظار می‌رود که بتواند در موعد مقرر، دستمزد آنان را پرداخت کرده و همه چیز را به طور کامل مدیریت کند. درصورتی‌که این کار به‌صورت دستی انجام شود، مدت‌زمان زیادی به طول می‌انجامد و حتی امکان بروز خطا بسیار بالا است. باتوجه‌به استفاده از ابزارهای محاسباتی هوشمند و سیستم هوش مصنوعی، خطر بروز ریسک تا 99.99 درصد کاهش می‌یابد.
اهمیت پیروی از مفاد و قوانین اداره کار
حتی اگر اداره کار یا مالیات هم روی کسب‌وکار شما نظارت خاصی نداشته باشد، نیاز است که تمامی محاسبات خود را مدیریت کرده، آن را به شرکت بالادستی گزارش دهید یا در صورت لزوم فاکتور ارائه دهید. این یکی از مزایای سیستم حقوق و دستمزد است. البته که امروزه تمامی کسب‌وکارهایی که دارای کارمند و سیستم پرداخت دستمزد و حقوق مطابق قوانین اداره کار هستند، حتماً باید از پلتفرم‌های جامع و انواع نرم افزارهای حقوق و دستمزد استفاده کنند. این کار به آنها کمک می‌کند تا در مواقع ضروری بتوانند داده‌های خود را پشتیبان‌گیری کرده و آنها را در اختیار ارگان‌های ناظر قرار دهند.
پرداختهای مالیاتی و عوارضی
به‌هرحال بخشی از درآمد کسب‌وکارها، شرکت‌های دولتی و خصوصی باید به عنوان مالیات پرداخت شود. این مالیات معمولاً از حقوق، درآمد و سطح وابسته مالی یک شرکت کسر می‌شود. این کسورات باید به‌صورت دقیق محاسبه و برنامه‌ریزی‌شده و روی آنها شک و شبهه‌ای وجود نداشته باشد. کارفرمایان اغلب در محاسبه هزینه‌های مزایا، بیمه و… دچار مشکل می‌شوند. دلیل این امر عدم دسترسی به یک نرم‌افزار جامع و سیستم حقوق مطمئن است. همین‌طور بسیاری از شرکت‌ها از سیستم‌های بیمه مانند تأمین اجتماعی، بیمه تکمیلی و سلامت استفاده می‌کنند؛ باید بتوانند گزارش‌های مالی خود را از سوی ادارات بیمه دریافت کرده و آنها چه از نظر مالی و چه از نظر جنبه بایگانی مدیریت کنند.
مطلب پیشنهادی: آشنایی با انواع نرم افزارهای حضور و غیاب و ویژگی‌های آنها
جبران زیان‌های مالی و خسارات از مهمترین مزایای سیستم حقوق و دستمزد
فرض کنید یکی از دستگاه‌ها و ابزارهای مهم در شرکت دچار مشکل می‌شوند، به اموال عمومی بخصوص در شرکت‌های دولتی آسیب رسیده و سرمنشأ این موضوع یک کارمند، مدیر یک بخش و یا مسئول مجموعه است. به طبع باید بتوانید هزینه خسارت را از حقوق او کسر کنید و یا در صورت نیاز این رقم را به‌صورت پرداختهای چند قسطی روی درآمد و هزینه‌ای که بابت دستمزد می‌گیرد اعمال کنید.
در چنین شرایطی نیز شما به طور ویژه‌ای به سیستم حقوق و دستمزد نیاز دارید. در واقع سیستم حقوق و دستمزد تمامی عملیات بررسی ارقام پرداختی، مالیات، دستمزد اصلی، بیمه، مزایا، انواع شیفت کاری، انواع اضافه‌کاری و… را به‌صورت خودکار محاسبه می‌کند. برای این که این کار توسط مسئول حسابداری و یا مدیر بخش مالی و کارمندان آن انجام شود، نیاز به‌وقت زیادی دارید و همین‌طور درصد خطا به‌مراتب بالاتر از سیستم نرم‌افزاری و کامپیوتر است.
حفظ روحیه و تقویت همبستگی از مزایای سیستم حقوق و دستمزد برای پرسنل
همان‌طور که پیش‌تر هم عنوان کردیم، پرسنل یک کسب‌وکار و تجارت، قلب آن هستند. در نتیجه باید در موعد مقرر حقوق خود را دریافت کرده، در خصوص مزایا و درآمد خود شفاف‌سازی نموده و در نهایت یک فاکتور یا فیش حقوقی جامع داشته باشند. در چنین شرایطی احتمالاً شما از زاویه‌ای کلیدی‌تر در خصوص سیستم حقوق و دستمزد توجیه می‌شوید. باید بدانید که پرداخت دیر و خارج از موعد حقوق می‌تواند برای شما بارهای مالی و حقوقی سنگینی نیز ایجاد کند. در نتیجه اگر صاحب، مدیر و مسئول یک کسب‌وکار و یا بخش مالی آن هستید در این مورد دقت کافی را داشته باشید.
امکان محاسبه شیفت، اضافه کاری و کسری
برای یک کسب‌وکار و به طبع آن کارمند مهم است که بتواند رقم درستی را برای میزان اضافه‌کاری خود دریافت کند. منطقاً مواردی مانند اضافه‌کاری، ساعت کاری خارج از عرف، حضور در روزهای تعطیل، محاسبه حقوق‌های اضطراری و… می‌توانند مسئله محاسبه میزان دریافتی توسط یک کارمند یا کارگر را چندبرابر سخت‌تر کنند. در نتیجه سیستم حقوق و دستمزد در این بخش روی دیگری از اهمیت خود را نشان می‌دهد. در واقع پاشنه آشیل هر کسب‌وکاری می‌تواند سیستم مدیریت مالی و حسابداری آن باشد.
مدیریت دریافتی‌ها و واریزی‌ها
تصور کنید که یک شرکت برای پرداختهای خود در ازای خرید خودروهای سازمانی، باید ماهیانه مبلغی را به یک شرکت تولیدی یا نمایندگی واریز کند. درصورتی‌که از سیستم حقوق استفاده نکند، خیلی زود در محاسبات دچار مشکل می‌شود. از طرفی لازم است که این پرداخت‌ها هر ماه فاکتور شوند و ممکن است پس از گذشت یک سال به آنها نیاز باشد.
در واقع یکی از کلیدی‌ترین و اصلی‌ترین مزایای سیستم حقوق و دستمزد این است که همه چیز در آن برای مدتی طولانی ثبت می‌شود. حتی امروزه سیستم‌های تحت وب و شبکه به شما به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار امکان مدیریت از راه دور را نیز می‌دهند. می‌توانید همه چیز را نظارت کنید. در زمان و مکانی خارج از شرکت و حوزه کاری خود، هرچه پرداخت، دریافت، واریز و از بخش مالی گذر می‌کند را چک نمایید.
خلأ سیستم محاسبه حقوق چه بر سر کسب و کار شما می آورد؟
با بررسی تمامی زیر عنوان‌ها و بندهایی که در مبحث مزایای سیستم حقوق و دستمزد به آن اشاره کردیم، احتمالاً متوجه این موضوع شده‌اید که محاسبه دقیق میزان ارقام پرداختی، واریزی، دریافتی و… تا چه حد می‌تواند روی مدیریت یک مجموعه تأثیر مثبت بگذارد. تصور کنید که شما در طول روز هر هزینه‌ای که صرف می‌کنید را در یک کاغذ یا دفترچه یادداشت ثبت کنید.
به دنبال آن در آخر ماه می‌توانید دقیقاً محاسبه کنید که چه مقدار هزینه در چه بخشی صرف کرده‌اید و یا این که چرا با مشکل و اختلاف مالی و ارقام مواجه شده‌اید. سیستم حقوق و دستمزد نیز در یک مجموعه و البته در ابعاد بزرگ‌تر به همین صورت عمل می‌کند. اگر متوجه روند پیشرفت کسب‌وکارهای بزرگ شده باشید، باید بدانید که آنها روی بحث مدیریت مالی و پرداختی خود حساسیت ویژه‌ای دارند.
به این ترتیب رضایت کارمند از سطح حقوق و نحوه واریز و دریافت دستمزد نیز می‌تواند در ارتقاء و حفظ پویایی آن مجموعه تأثیر داشته باشد. به هرحال هزینه پرسنل یکی از اصلی‌ترین و بزرگ‌ترین هزینه‌ها و بهای پرداختی مجموعه است. اگر حتی یک رقم در محاسبه آن اشتباه شود، به طبع شرکت با مشکلات عدیده‌ای مواجه شده حتی برای اثبات این مسئله در بهترین حالت نیاز به یک سال زمان دارد.
هیچ دیدگاهی نوشته نشده است.