چگونه یک نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد برای تیم خود انتخاب کنیم؟
جستجوی کلمه نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد در گوگل، لزوماً شما را به انتخاب مناسبی نمی‌رساند.نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد قرار است هسته اصلی مدیریت نیروی انسانی شما را پوشش دهد؛ از ثبت دقیق ساعات کاری تا محاسبه حقوق و مزایا. انتخاب نادرست، می‌تواند هزینه‌های پنهان زیادی برای سازمان شما ایجاد کند.پس اگر در حال انتخاب نرم افزار حضور و غیاب و حقوق دستمزد هستید، پیشنهاد می‌کنم این راهنما را تا پایان مطالعه کنید.
نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد یک سیستم نرم افزاری است که به مدیران کسب‌وکار کمک می‌کند تا به‌سادگی فرآیندهای مرتبط با مدیریت نیروی انسانی، ثبت ساعات کاری، محاسبه حقوق و مزایا را سامان‌دهی کنند و بهره‌وری را افزایش دهند.
این ابزار می‌تواند در شرکت‌های کوچک و متوسط جایگزین روش‌های سنتی مانند برگه‌های حضور و غیاب، فایل‌های اکسل یا یادداشت‌های دستی برای محاسبه حقوق شود. سیستم‌سازی، افزایش دقت، کاهش خطای انسانی و بهینه‌سازی زمان محاسبه حقوق و مزایا از جمله ثمرات نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد می باشد.
نرم‌افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد در سه بخش بهبود اساسی ایجاد می‌کند:
اصلی‌ترین کاربران این سیستم، مدیران منابع انسانی، واحد مالی و کارکنان سازمان هستند. به طور خلاصه، این نرم افزار مثل یک مرکز کنترلی است که از لحظه ورود کارکنان تا محاسبه و پرداخت حقوق، همه چیز را مدیریت می‌کند. 
عدم استفاده از نرم‌افزار
پس از مدتی متوجه می‌شوید نرم‌افزار خریداری‌شده نیازهای شما را برآورده نمی‌کند و استفاده از آن را متوقف می‌کنید.
استفاده اجباری از نرم‌افزار نامناسب
با اینکه می‌دانید نرم‌افزار مناسبی انتخاب نکرده‌اید، اما به‌ناچار از آن استفاده می‌کنید، تا زمانی که از مشکلات آن خسته شوید.
تغییر نرم‌افزار
در نهایت متوجه اشتباه خود شده و به دنبال جایگزین کردن نرم‌افزار هستید، که این کار هزینه و زمان زیادی از شما خواهد گرفت.
در هر سه حالت، کمترین ضرر شما، هزینه مالی پرداخت‌شده است. اما اصلی‌ترین آسیب، اتلاف زمان و از دست رفتن فرصت بهره‌گیری از یک نرم‌افزار کارآمد برای بهینه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی و پرداخت حقوق است.
۱) آمارها نشان می دهدکه ۸۶٪ از شرکت‌ها با فناوری نرم افزار حضور غیاب و حقوق دستمزد خود مشکل دارند! این در حالی است که خطاهای پردازش، تأخیر در پرداخت و هزینه‌های اضافی همگی ناشی از نرم‌افزارهای ناکارآمد و زیرساخت های نامناسب است.
مهم است که بدانید نرم‌افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد دقیقاً چه وظایفی دارد و چه وظایفی ندارد. عدم آگاهی از این مرزها، می‌تواند منجر به انتخاب اشتباه شود.اگر ندانید که یک نرم‌افزار حضور و غیاب جایگزین نرم‌افزار حسابداری یا CRM نیست، ممکن است در نهایت ابزاری نامناسب انتخاب کنید که پاسخگوی نیازهای واقعی شما نباشد.
نسخه آزمایشی رایگان
قبل از نهایی کردن خرید نرم‌افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد، حتماً نسخه آزمایشی را دریافت کرده و چند روز به‌صورت واقعی از آن استفاده کنید.
بر اساس قوانین کار و بیمه
اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار انتخابی شما این اجازه را می دهد که بر اساس قوانین کار، بیمه و مالیات، فرمول های مورد نظر را تعریف کنید و محاسبات لازم را انجام دهید.
شخصی‌سازی و آموزش
روند شخصی‌سازی و آموزش را بررسی کنید و از شرکتی که قصد خرید از آن را دارید، بخواهید برنامه زمانی برای آموزش کارکنان و شخصی‌سازی نرم‌افزار را در اختیار شما بگذارد.
سادگی در تجربه کاربری
۷۰٪ از مدیران منابع انسانی می‌گویند که اولین اولویت آن‌ها در خرید نرم‌افزار، سادگی و سهولت استفاده است. ابزاری که پیچیده باشد، کارکنان شما به‌خوبی از آن استفاده نخواهند کرد.
کیفیت خدمات
نام شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار را در گوگل، لینکدین و شبکه‌های اجتماعی جستجو کنید تا ببینید مشتریان قبلی درباره کیفیت خدمات و پشتیبانی آن چه نظری دارند.
آیا سه نیروی آخری که با آن ها تسویه کردید را به یاد دارید؟ چطور شد که تصمیم به قطع همکاری گرفتید؟
پاسخ آن روشن است: نیرو بهره وری لازم را برای سازمان شما نداشته است!
با ورود مدیر به سیستم آوند منابع انسانی، داشبورد تحلیلی با نمودارهای دقیق، وضعیت عملکرد کارکنان و میزان بازدهی آن‌ها را نمایش می‌دهد.
همچنین، شفافیت کامل در حقوق و قوانین پرسنلی فراهم شده و مدیر می‌تواند با دیدی روشن‌تر، تصمیم‌گیری‌هایی هوشمندانه‌تر و مدیریتی بهینه‌تر داشته باشد.
در نتیجه میزان خروجی نیروها و هزینه های متحمل بر سازمان به طرز چشمگیری کاهش می یابد.
اگر اطلاعات در نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد ثبت نشده، یعنی اصلاً وجود ندارد!”
کارکرد اصلی این نرم افزار، ثبت دقیق اطلاعات ورود و خروج، عملکرد، اضافه‌کاری و داده های مرخصی کارکنان است. بدون داده های دقیق، سیستم نمی‌تواند کارایی مناسبی را داشته باشد و شما هم کنترلی بر فرآیندهای منابع انسانی نخواهید داشت.
ممکن است در روزهای اول این موضوع برای برخی کارکنان سخت باشد و بگویند:
“این کار وقت‌گیر است!”
“چرا باید همه چیز را در سیستم ثبت کنیم؟”
اما ثبت ورود و خروج یا درخواست مرخصی فقط چند ثانیه زمان می‌برد و اگر این داده‌ها ثبت نشوند، چطور می‌توان حقوق دقیق را محاسبه و پیگیری کرد؟
مدیران هر روز گزارشات را بررسی کنند
این موضوع مخصوصاً در روزهای اول استقرار نرم‌افزار بسیار مهم است. مدیران منابع انسانی و مالی باید روزانه گزارشات حضور و غیاب را بررسی کنند تا کارکنان متوجه شوند که این سیستم محور اصلی تصمیم‌گیری در محاسبات حقوق و دستمزد است.
جلسات منظم و استفاده از گزارشات نرم افزار
در جلسات منابع انسانی و مالی، گزارشات نرم‌افزار را باز کنید و بررسی‌ها و تصمیمات خود را بر اساس آن انجام دهید. محاسبه حقوق، مزایا و اضافه‌کاری بر اساس گزارشات نرم‌افزار انجام شود تا به همه کارکنان نشان داده شود که این ابزار جدی و ضروری است.
ایجاد انگیزه و تشویق برای استفاده از نرم افزار
افرادی که عادت به روش‌های سنتی مانند ثبت دستی حضور و غیاب دارند، ممکن است در برابر تغییر مقاومت کنند. اما ما می‌دانیم که تغییر همیشه سخت است! بازی‌سازی و مشوق‌ها را در نظر بگیرید. با ایجاد یک سیستم امتیازدهی برای کارکنانی که منظم اطلاعات خود را ثبت می‌کنند، انگیزه آن‌ها را برای استفاده از نرم‌افزار افزایش دهید.
فرهنگ‌سازی کنید. با آموزش و حمایت مستمر، به کارکنان نشان دهید که استفاده از این ابزار، کار آن‌ها را راحت‌تر و دقیق‌تر می‌کند.
استقرار موفق نرم‌افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد، به مشارکت همه افراد بستگی دارد. اگر از روزهای اول به‌درستی اجرا نشود، احتمال شکست در پیاده‌سازی آن افزایش خواهد یافت.
خرید نرم‌افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد یک ضرورت است!
امروزه مدیریت حضور و غیاب کارکنان و محاسبه دقیق حقوق و مزایا بدون یک سیستم هوشمند، هزینه‌های زیادی به همراه دارد و در آینده‌ای نزدیک، روش‌های سنتی دیگر کارایی نخواهند داشت.
یک نرم‌افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کارآمد به شما کمک می‌کند تا با سرعت و دقت بیشتری کارکرد کارکنان را ثبت کنید، اطلاعات دقیقی از عملکرد آن‌ها داشته باشید و حقوق و مزایا را بدون خطا محاسبه کنید.
راهنمای خرید نرم‌افزار به شما کمک می‌کند با شناخت نیازهای واقعی سازمان خود، یک سیستم مناسب و قابل شخصی‌سازی انتخاب کنید. توصیه می‌کنیم قبل از خرید، راهنمای انتخاب نرم‌افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد را مطالعه کنید و برای اطمینان بیشتر، با جستجوی عبارت Payroll & Attendance Software Buyer Guide از منابع خارجی نیز استفاده کنید.
نرم‌افزار امکان دریافت و ثبت اطلاعات تردد کارکنان از طریق دستگاه‌های حضور و غیاب و همچنین ثبت دستی ورود و خروج را فراهم می‌کند.
بله، امکان وارد کردن انبوه ترددهای خام از طریق فلش یا شبکه دستگاه حضور و غیاب وجود دارد.
نرم‌افزار ترددهای خام ثبت‌شده را بر اساس الگوها و قوانین تعریف‌شده در سیستم پردازش می‌کند. الگوهای تردد مشخص می‌کنند که ورود و خروج کارکنان چگونه در ساعات کاری، تأخیر، تعجیل، اضافه‌کاری و سایر وضعیت‌های مرتبط با کارکرد محاسبه و تفسیر شوند. این قوانین نیز متناسب با شرایط و نیازهای هر مجموعه قابل تعریف و تنظیم هستند. در نهایت، نرم‌افزار با اعمال این الگوها و قوانین، کارکرد کارکنان را بر اساس ترددهای ثبت‌شده محاسبه می‌کند.
بله، امکان تعریف گروه‌های کاری مختلف در نرم‌افزار وجود دارد و می‌توان برای هر گروه، قوانین و شرایط حضور و غیاب متناسب با آن بخش از مجموعه را به‌صورت جداگانه تعریف و تنظیم کرد
نرم‌افزار با بهره‌گیری از قابلیت تعریف واحدهای سازمانی و تعیین سطوح دسترسی دقیق، بستری کارآمد برای مدیریت درخواست‌های پرسنلی فراهم می‌آورد. در این سامانه، تمامی درخواست‌های کارکنان، از جمله مرخصی، کارتکس، تغییر شیفت و سایر موارد، با تکیه بر ساختار تشکیلاتی سازمان و پروفایل‌های کاربری اختصاصی، به‌سادگی قابل ثبت، پیگیری و مدیریت هستند.
بله، درخواست‌های تأییدشده کارکنان در محاسبات حقوق و دستمزد لحاظ می‌شوند. به این ترتیب، اطلاعات مربوط به درخواست‌هایی مانند مرخصی، تغییر شیفت و سایر موارد تأییدشده، هنگام محاسبه حقوق و کارکرد کارکنان در نظر گرفته خواهد شد.
برای تهیه فیش حقوقی، ابتدا کارکرد ماهانه کارکنان ثبت و نهایی میشود. سپس اطلاعات مربوط به حقوق و مزایا محاسبه شده و پارامترها و آیتم‌های موردنیاز مجموعه تعریف می‌شوند. در ادامه، از بخش «حقوق و دستمزد» فیش حقوقی ایجاد میشود. فیش حقوقی می‌تواند به‌صورت رسمی یا غیررسمی تهیه شده و در فرمت‌های مختلف ذخیره شود.
بله، امکان شخصی‌سازی فیش حقوقی وجود دارد و می‌توانید مبالغ،پارامترها و آیتم‌های موردنیاز خود را متناسب با نیاز مجموعه تعریف و در فیش حقوقی نمایش دهید.
گزارش‌های قابل ارائه در نرم‌افزار شامل گزارش کارکرد کارکنان، لیست حقوق، فیش حقوقی، لیست دیسکت بیمه و مالیات، دیسکت بانکی، گزارش‌های پرسنلی، مانده مرخصی، گزارش‌های تسویه‌حساب و گزارش عیدی و سنوات است. این گزارش‌ها با توجه به نیاز مجموعه، در فرمت‌های مختلف قابل تهیه و دریافت هستند.
بله، نرم‌افزار از قابلیت اتوماسیون حضور و غیاب برخوردار است. اطلاعات تردد کارکنان دریافت و پردازش میشود و پس از اعمال قوانین و الگوهای تعریف‌شده، کارکرد کارکنان محاسبه میشود. همچنین امکان مدیریت درخواست‌های مرتبط با حضور و غیاب، مانند مرخصی و تغییر شیفت، در سیستم وجود دارد.
امکان دریافت خروجی از گزارش‌های نرم‌افزار در قالب‌های متنوع فراهم است. کاربران می‌توانند گزارش‌های مورد نظر تهیه و ذخیره Excel، PDF، Data، Image، Word و Text خود را در فرمت‌های کنند.
بله، نرم‌افزار امکان ارتباط با سایر سیستم‌های سازمانی، از جمله نرم‌افزارهای ERP و حسابداری را دارد. این ارتباط از طریق دریافت و انتقال اطلاعات در قالب خروجی Excel انجام میشود و امکان انتقال اطلاعات موردنیاز بین سیستم‌ها را فراهم می‌کند.
دسترسی کاربران به اطلاعات از طریق بخش «مدیریت واحدهای سازمانی» قابل تنظیم است. در این بخش می‌توان متناسب با وظایف و نیاز هر کاربر، سطح دسترسی موردنظر را تعریف کرد تا کاربران تنها به اطلاعات و بخش‌های مجاز دسترسی داشته باشند.
بله، امکان مشاهده وضعیت حضور و غیاب برای کاربران وجود دارد. با اختصاص کارتابل به هر کاربر و تعیین سطح دسترسی‌های متفاوت، کاربران می‌توانند اطلاعات حضور و غیاب خود را متناسب با دسترسی تعیین‌شده مشاهده و پیگیری کنند.
برای حفظ امنیت اطلاعات، می‌توان با استفاده از رمز عبور و تعیین سطح دسترسی کاربران، دسترسی به اطلاعات و بخش‌های مختلف نرم‌افزار را مدیریت کرد. همچنین دیتابیس نرم‌افزار روی سیستم‌های مجموعه قرار دارد و فعالیت‌های کاربران در لاگ‌های سیستم ثبت میشود. کد فعال‌سازی نرم‌افزار نیز به شماره مالک نرم‌افزار ارسال میشود.
بله، نسخه تحت وب نرم‌افزار در دسترس است و امکان استفاده از نرم‌افزار از طریق بستر وب فراهم شده است.
بله، نرم‌افزار امکان تعریف و مدیریت انواع شیفت‌های کاری را فراهم می‌کند. شیفت‌های چرخشی، شیفت‌های پیچیده و شب‌کاری قابل تعریف هستند و می‌توان قوانین و الگوهای تردد متناسب با شرایط کاری مجموعه را برای آن‌ها تنظیم کرد همچنین امکان مدیریت کارکردهای غیررسمی در نرم‌افزار وجود دارد.
برای لحاظ کردن مالیات و بیمه در محاسبات حقوق و دستمزد، ابتدا از بخش «حقوق و دستمزد» تنظیمات مربوط به مالیات و بیمه انجام و موارد موردنیاز در سیستم تعریف می‌شوند. پس از انجام تنظیمات، اطلاعات مربوط به مالیات و بیمه در محاسبات حقوق و دستمزد اعمال شده و مبالغ مربوطه در فیش حقوقی کارکنان لحاظ می‌شوند.
بله، امکان تست رایگان نرم‌افزار در دسترس است و متقاضیان می‌توانند پیش از خرید، نرم‌افزار را به‌صورت آزمایشی بررسی و با امکانات آن آشنا شوند.
پس از خرید و راه‌اندازی نرم‌افزار، خدمات پس از فروش شامل پشتیبانی و پاسخ‌گویی به درخواست‌های کاربران راهنمایی در استفاده از نرم‌افزار و امکانات آن، بررسی و رفع مشکلات فنی، راهنمایی در تنظیمات، ارائه ویدئوهای آموزشی و وبینارهای آموزشی برگزاری است.همچنین خدمات Vipبرای مشتریان ارائه میشود و به روزرسانی های مورد نیاز نرم افزار نیز در اختیار مشتریان قرار میگیرد.
