تنخواه‌ و تنخواه گردانی چیست و شامل چه مواردی می شود؟

آی می‌دانید تنخواه چیست؟ آیا با کاربردهای تنخواه گردانی آشنایی دارید؟ در این نوشتار قصد داریم به مفهوم تنخواه و وظایف و مسئولیت‌های تنخواه گردان بپردازیم. پس اگر تمایل دارید اطلاعات بیشتری در یانز مینه بدانید با ما در ادامه مطلب همراه باشید.دبا شکل‌گیری و بزرگ‌تر شدن شرکت‌ها و موسسات در چند دهه اخیر، فعالیت‌های ریز و درشت آن چند برابر شده است. 

هر یک از این فعالیت‌ها نیازمند هزینه‌های ریز و درشتی بود که در مجموع هزینه‌های زیادی را به جای می‌گذاشت. در این شرایط، مدیریت هزینه‌ها به یک دغدغه مهم برای مجموعه‌های مختلف تبدیل می‌شود. از طرف دیگر برای پرداخت این هزینه‌ها نیاز به انجام مراحل اداری هم وجود دارد که باعث تلف شدن بسیاری از مجموعه‌ها می‌شود.

برای مثال، برای خرید ملزومات اداری نیاز به پرداخت هزینه برای محصول وجود دارد و از طرفی دیگر باید برای حمل و نقل این هزینه‌ها، هزینه‌هایی که باید پرداخت شود، انجام می‌شود. هر کدام از این پرداخت‌ها و طی کردن فرآیندهای اداری هر یک با هزینه و زمان تلف شده برای شرکت‌ها همراه است. راه حلی که برای این موضوع در نظر گرفته شده است استفاده از تنخواه‌ گردان حسابداری است.

نرم افزار حقوق و دستمزد  ویسمن یک ابزار مدیریتی است که به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملیات مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان خود را بهبود بخشند. این نرم افزار معمولاً شامل مجموعه‌ای از ابزارها و ویژگی‌ها است که به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا به صورت کارآمد و دقیق به مسائل مرتبط با حقوق و دستمزد مدیریت پرداخته و اطلاعات را به راحتی پیگیری کند.

تنخواه چیست؟

مبلغ ثابت و مشخصی که به فردی که به عنوان مسئول خرید و پرداخت هزینه‌ها منصوب شده اختصاص می یابد، تا با رعایت دستورالعمل‌ها و بر حسب نیاز پرداخت شود، تنخواه نام دارد. به عبارت دیگر، تنخواه، وجه معینی است که به شخص معینی، به صورت نقدی یا واریز به حساب، براساس سقف مشخص‌شده، برای انجام هزینه‌های جزیی مانند کرایه حمل، آبدارخانه و پذیرایی، مساعده به کارگران روزمزد، ایاب و ذهاب و سایر هزینه‌های روزمره پرداخت می‌شود.

حتماً با کلمه مادرخرج آشنا هستید، در مسافرت‌های خانوادگی افراد که تسلط بیشتری در خرید دارند توسط سایر افراد انتخاب می‌شود تا با مدیریت هزینه‌ها، مایحتاج را برای خرید کیفیت سفر افزایش دهید. در شرکت‌ها و واحدهای کسب و کار، پرداخت هزینه‌های جزئی و حجم معمولی بسیار بالا هستند که رسیدگی به آن از طریق مدیران یا واحدهای حسابداری بسیار وقت‌گیر و تقریباً غیرممکن است. به ویژه در شرکت‌های پیمانکاری که محل پرداخت هزینه‌ها (کارگاه) از دفتر مرکزی فاصله دارد. راه‌حل این مشکل، استفاده از فرآیند تنخواه گردانی است.

تنخواه‌ گردان کیست؟

تنخواه گردان یا تنخواه دار، شخصی است که معمولا یکی از کارکنان شرکت است و مبلغی وجه نقد برای رفع نیازهای مالی جزئی و حسابداری شرکت‌ها در اختیار او قرار می‌گیرد. هدف از انجام این کار، پرداخت سریع بهای خدمات و کالا، کنترل وجوه نقد و عملیات حسابداری است. تنخواه دار، بایستی در پایان هر سال مالی، تسویه کرده و نقدی نزد خود را به حساب شرکت واریز کند. انتقال از یک تنخواه دار به دیگری، ممنوع است. مبلغ پرداخت تنخواهی و دوره تنخواه‌ گردانی، باید مشخص شود و هزینه‌های تخصیص ‌یافته، بایستی بر اساس قانون جزیی و با کسور قانونی تا مصداق هزینه‌های قابل قبولی باشد و به طور قطعی ذیربط باشد.

روش‌های تنخواه گردانی

در تنخواه‌داری، نگهداری حساب به دو روش زیر انجام می‌شود که در ادامه به توضیح آنها می‌پردازیم.

روش ثابت

در این روش وجه ثابت برای هزینه‌های شرکت در حساب تنخواه‌ گردانی قرار می‌گیرد. خرید‌های تنخواه‌دار انجام‌شده را در زمان مشخص، صورت خلاصه پرداخت‌ها را به حسابداری تحویل می‌دهد. در این روش، حساب تنخواه‌دار در زمان پرداخت وجه اولیه بدهکار می‌شود و تا هر زمان که تنخواه دار در سمت خود باشد، بدون تغییر می‌ماند. هزینه های مربوط به تنخواه، انجام‌شده از محل تنخواه‌ گردانی در این روش در حساب دفتر کل یا حساب معین تنخواه‌ گردان نمی‌شود و از روی دفاتر کل یا معین قابل مشاهده ثبت می‌شود.

روش متغیر

سقف مبلغی مشخص می‌شود این مبلغ که توسط مدیران مجموعه مشخص می‌شود برای خرید هزینه‌های شرکت و در حساب تنخواه‌ دار قرار می‌گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه‌دار باید پرداخت و اسناد هزینه‌ها را با مبلغ باقیمانده به طور برابر با مبلغ پرداختی اولیه به حسابداری تحویل دهد.

نکات مربوط به فرم تسویه حساب پایان سال

بستن حساب مسئول وجوه بلاعوض در تنخواه گردانی

مسئولين وجوه بلاعوض درقبال وجه در اختيار و در راستاي سيستم كنترل‌هاي داخلي حسابداري مكلف هستند، برابر و يا حسب مورد ميانگين وجوه دراختيار، تضمين كافي به شركت نمايند. اسناد تضميني دريافت‌شده از مسئولين وجوه بلاعوض نزد صندوق شركت باقي خواهد ماند و با تسويه حساب كامل وجوه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت و مشاهده در صورت نداشتن مشروبات در امور محوله، عينا به آنها مسترد خواهد شد.

هرگاه مسئول تنخواه تغییر کند و یا به مرخصی اعزام شود، شخص دیگری برای سمت مسئول وجوه بلاعوض کتبا تعیین می‌شود و وجوه باقيمانده و اسناد هزينه، طي صورت مجلس به متصدي جديد تحويل داده مي‌شود و رونوشتي از آن با ذكر مبلغ باقيمانده تنخواه‌ گردان و جمع صورت مخارج، جهت امور مالی ارسال می‌گردد.

مدیریت وجوه بلاعوض

هر صندوق نقدی به حضانت یک فرد اختصاص داده می‌شود که نماینده و متولی سازمان مربوطه برای صندوق است. یک رئیس بخش یا مدیر معادل باید فرم درخواست برای صندوق بلاعوض را تأیید کرده و متولی را تعیین کند. حافظ شخصاً مسئول حفظ و تطبیق صندوق است. متولی صندوق باید ظرف پانزده (15) روز پس از پایان هر ماه، گزارش تطبیق امضا‌شده را به دفتر تطبیق امور مالی ارائه کند. اگر وجه در حساب بانکی نگهداری می‌شود، حساب باید تا پایان ماه قطع شود و یک نسخه از صورت حساب بانکی و تسویه حساب بانکی باید همراه با تسویه حساب ارائه شود.

تطبیق باید شامل فهرستی از تمام چک‌های معوق، با نشان‌دادن شماره چک، تاریخ صدور، گیرنده و مبلغ باشد. هر سودی که در حساب بانکی به دست می‌آید و هر وجه موجود در حساب تنخواه،  باید به طور خاص در تسویه مشخص شود. در تنخواه گردانی ، انطباق امور مالی، چک‌های معوق فهرست‌شده را نظارت خواهد کرد. اگر تشخیص داده شود که هر چکی مشمول قانون اموال بی‌ادعای دولتی است، انطباق امور مالی را به تنخواه‌ گردان در مورد روش صحیح توصیه می‌کند. آشتی باید شامل بیانیه زیر بر روی امضای متولی صندوق باشد:

“به عنوان متولی صندوق، می‌دانم که شخصاً مسئول کل مبلغ صندوقی هستم که به من سپرده شده است و گواهی می‌دهم که این مبلغ در حال حاضر توسط وجوه بانکی، پول نقد موجود، رسیدهای بازپرداخت یا کوپن‌های امضا شده نشان داده شده است. “چنانچه تسویه صندوق ظرف چهل و پنج (45) روز تسلیم نشود، اداره انطباق امور مالی می‌تواند مجوز صندوق را پس‌بگیرد. هیچ بازپرداخت دیگری به متولی ارسال نخواهد شد و هر‌گونه مبالغ غیر مستند یا غیر‌قابل استرداد برای متولی صندوق صورتحساب خواهد شد. در صورت نیاز از کسر حقوق از متولی صندوق برای بازپرداخت هزینه آن سازمان استفاده می‌شود.

مخارج یک صندوق نقدی خرد و تفاوت آن با صندوق وجوه بلاعوض

در تنخواه گردانی ، پول نقد فقط برای خرید مواردی که نیاز به پرداخت فوری دارند و محدود به خریدهای متفرقه، کوچک یا اضطراری است، قابل استفاده است. این صندوق ممکن است برای جلوگیری از هرگونه محدودیت خرید دانشگاه یا ایالت استفاده شود. برای اطلاعات بیشتر در مورد مقررات و محدودیت ها به وب سایت خدمات تجاری مراجعه کنید. دارنده صندوق وجوه بلاعوض، تحت هیچ شرایطی مجاز به دریافت وجه نمی باشد.

همچنین مسئول صندوق تنخواه فقط می تواند در حدود اختیارات خود مبادرت به پرداخت وجه نماید. بدیهی است که عملیات دریافت از وظایف صندوقدار بوده و از طریق حسابداری انجام می‌گیرد. پرداخت‌های صندوق ضروریست روزانه مورد ثبت قرار گیرند ولی پرداخت‌هایی که از طریق مسئول وجوه بلاعوض انجام می‌شود در هنگام واریز هزینه‌های انجام‌شده در حساب‌ها ثبت می‌گردند.

پرداخت‌های مسئول صندوق وجوه بلاعوض همواره جهت هزینه‌ها و موارد مشخص انجام می‌شود. در حالی که پرداخت‌های صندوق عموما از چنین محدودیتی برخوردار نیست و فقط حسب مورد می‌توان پاره‌ای از محدودیت‌ها را اعمال کرد. مانده حساب وجوه بلاعوض در دفاتر همواره مبلغ ثابتی می‌باشد و حساب صندوق وجوه بلاعوض پس از ایجاد فقط هنگام افزایش یا بستن حساب مورد ثبت قرار می‌گیرد و البته در زمان ثبت صورت‌هزینه‌ها چون شارژ وجوه مربوط به صندوق تنخواهی معادل هر صورت هزینه می‌باشد عملا یک‌بار بدهکار و یک بار بستانکار می‌شود که تاثیری در مانده حساب نمی‌گذارد در حالی که حساب صندوق در قبال هر دریافت یا پرداخت مورد ثبت قرار خواهد گرفت.

نکات نهایی درباره تنخواه و تنخواه‌ گردانی

تا اینجا سعی کردیم که شما را با وظایف تنخواه‎ دار و ابزار، اصول و روش‌های کاری او آشنا کنیم. در حیطه شغلی چنین فردی، نکات بسیاری وجود دارد که توجه به آن‌ها حائز اهمیت است. این شغل خطرات خاص خود را دارد. اگرچه مسئول این حساب باید مورد اعتماد هیات‌مدیره قرار داشته باشد، اما باید دقت کند که تمام مخارج انجام‌شده با فاکتور و دیگر اسناد انجام شوند. بعد از هر پولی که از حساب هزینه می‌شود از طرف مقابل رسید معتبر دریافت کند.

در ادامه، باید این را هم اضافه کنیم که یکی از بدترین اتفاقاتی که در این حیطه رخ می‌دهد این است که شارژ این حساب به صورت پراکنده و نامنظم انجام شود. اگر گزارش‌دهی تنخواه‌ گردانی کامل و شفاف باشد و پس از صفر شدن حساب پیگیر عملیات شارژ حسابش باشد، اتفاقی رخ نخواهد داد. پس از اینکه فرد مورد‌نظر موسسه برای این شغل انتخاب گشت، او موظف است که ضمانت نامه‌ای را به صورت چک یا سفته تحویل واحد حسابداری بدهد. این شخص به هیچ عنوان و برای هیچ‌کدام از پرسنل و حتی مدیران اجازه ندارد که بدون ثبت و دریافت سند و رسید، پولی را از حساب خارج کند.