در هر مجموعه و سازمانی نیروی انسانی نقش بسیار مهمی را ایفا می کند و بدون وجود نیروی انسانی عملاً هیچ سازمان و شرکتی پا برجا نخواهد ماند. در مرور زمان تکنولوژی هر چقدر هم که پیشرفت کند، باز هم وجود نیروی انسانی در کسب و کارها لازم و ضروری است. بنابراین پرداخت حقوق و دستمزد به نیروی انسانی از موضوعات مهم در هر سیستم حسابداری و مالی و کاری تمامی مجموعه هاست.

تعاریف متعددی در مورد حقوق و دستمزد از کارشناسان و نظریه پردازان فراوانی عنوان شده است که هر کدام از این تعریف ها به یک معنی و مفهوم ختم می‌شود. در ادامه به تعریف حقوق و دستمزد و سایر مفاهیم کاربردی در این حوزه می پردازیم.

تعریف حقوق و دستمزد

حقوق و دستمزد به معنای پرداخت مبلغی است که کارفرمایان در قبال کار و فعالیت کارکنان خود در هر مجموعه و سازمانی به آن ها پرداخت می کنند. کارفرمایان این مبلغ را برای جبران زحمات کارمندان خود به عنوان حقوق و دستمزد به ایشان پرداخت می کنند. به عبارت دیگر حقوق و دستمزد مبلغی است که کارکنان در قابل کار انجام داده از کارفرمایان خود انتظار دریافت آن را دارند و کارفرمایان نیز موظف هستند تا این دستمزد را به طور کامل پرداخت نمایند.

تعریف حقوق و دستمزد در قانون مدنی هر کشوری تقریبأ یکسان است و در تمامی کشورهای دنیا یک مفهوم را می رساند. در کل جهان معنی حقوق و دستمزد این است که مبلغی به عنوان هزینه انجام کار انجام شده باید به کارکنان پرداخت شود.

از زمان‌ های بسیار قدیم مقوله حقوق و دستمزد مطرح بوده است و به دلیل برخی ناعدالتی ‌هایی که در در پرداخت حقوق کارکنان از جانب کارفرمایان صورت گرفته، بعدها یک سری قوانین برای حقوق و دستمزد در نظر گرفته شد. حقوق ‌دانان برای ضایع نشدن حق و حقوق کارکنان و کارگران روی این موضوع تمرکز کردند و قانون‌ هایی را تنظیم نمودند تا تمام حقوق و مزایای کارگران در آن محفوظ باشد.

دانستنی های حقوق و دستمزد

همان طور که اشاره شد حقوق و دستمزد مبالغی است که کارفرمایان یک مجموعه در مقابل فعالیت های کارکنان خود طی یک پروسه ماهانه به آن ها پرداخت می کنند. بنابراین با توجه به اینکه تمامی فعالیت ها و امورات مربوط به پرسنل در طی یک ماه ثبت می شود، باید تمامی کارکردهای کارکنان در فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد ایشان بررسی و لحاظ گردد تا در نهایت به یک حقوق خالص و دقیق برای هر کارمند برسیم.

از آنجایی که محاسبه هزینه حقوق و دستمزد یکی از عوامل مهم هزینه در سازمان ها و مؤسسات است و به همین علت مستلزم کنترل و تجزیه و تحلیل پیاپی و مستمر می باشد. هر تغییری در نحوه استفاده از نیروی کار اعمال شود، منجر به تغییراتی در روش های پرداخت پاداش کارکنان می شود و به تبع آن موجب تغییراتی در نحوه حسابداری هزینه های دستمزد نیز می گردد.

محاسبه دقیق و پرداخت به موقع حقوق و دستمزد به کارکنان یکی از عوامل بسیار تأثیرگذار در رابطه مطلوب بین کارگران و کارفرماست و این وظیفه مهم بر عهده حسابداران هر مجموعه می باشد.

همچنین مدارک سیستم حقوق و دستمزد که به درستی و با دقت بالا تهیه شده باشند و به آسانی قابل فهم باشند نیز یکی دیگر از عوامل مهم در برقراری ارتباط مناسب بین مدیران مجموعه ها، کارکنان آنها و مقامات قانونی از قبیل اداره کار، بیمه و دارایی و سایر سازمان های قانونی می باشد.

دانستنی هایی که مدیران و حسابداران مجموعه ها باید بدانند

حسابدار یک مجموعه برای ثبت سند باید حتمأ از آخرین بخشنامه های قانون کار مطلع باشد. محاسبه مالیات نیز از اهمیت بالایی برخوردار است و می بایست طبق معافیت حقوق اعمال گردد. یک حسابدار و مدیر در هر مجموعه ای باید همه موارد را در فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان مورد بررسی و کنکاش قرار بدهد تا بتواند حق و حقوق هر فردی را طبق کارکرد و فعالیتش به وی پرداخت کند. مسلمأ اگر مراحل وابسته به محاسبه دقیق حقوق و دستمزد هر پرسنلی به درستی در نظر گرفته نشود موجب نارضایتی کارکنان و کاهش بازدهی و بهره وری آن ها و همچنین از بین رفتن اعتماد کارمندان به شرکت می شود. همچنین آن مجموعه و یا شرکت مجبور به پرداخت جرایم و دیرکرد بیمه و مالیات بر حسب قانون مالیات ها و تأمین اجتماعی خواهد شد.

بنابراین تمامی شرکت ها و دفاتر حسابداری و امور مالی آن ها باید به دقت همه موارد دخیل در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل مجموعه خود را مد نظر قرار داده و هر چه زودتر نسبت به پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان خویش اقدام نمایند تا متحمل ضرر و هزینه های تأخیر احتمالی آن نگردند.

سیستم حقوق و دستمزد

سیستم حقوق و دستمزد به مجموعه ای از عناصر به هم پیوسته در داخل یک شرکت یا مؤسسه گفته می شود که در آن تمامی اطلاعات مربوط به سهم و نقش نیروی انسانی در تولید محصولات یا ارائه خدمات را به صورت اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می نمایند. اطلاعات مربوط به نیروی انسانی را می توان نام کارمند یا کارگر، شماره پرسنلی یا شماره بیمه تأمین اجتماعی، ساعات یا روزهای کارکرد، نرخ دستمزد، میزان اضافه کاری، … و کسورات قانونی و توافقی (بیمه، مالیات، وام، مساعده، ….) عنوان نمود.

این سیستم حقوق و دستمزد امروزه در تمامی شرکت‌ها و مؤسسات دولتی و غیر دولتی و خصوصی و غیر انتفاعی راه‌اندازی شده و تمامی اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد در آن ثبت می‌شود و مأموران رسیدگی به این موضوع نیز می‌توانند به راحتی توسط این سیستم سوابق حقوق کارکنان را مشاهده و بررسی نمایند. می توان گفت استفاده از سیستم حقوق و دستمزد بهترین راه برای جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده‌های کارفرمایان در مقابل کارکنان و حقوق آن‌ها می‌باشد.

به دلیل آنکه هزینه حقوق و دستمزد و مخارج مربوط به آن درصد تقریباً بالایی از هزینه های هر مؤسسه را تشکیل می دهد، ضروری است در این سیستم پیش بینی های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت صحیح حقوق و دستمزد صورت گیرد. از طرفی دیگر سیستم حقوق و دستمزد به نحوی طراحی شده که اطلاعات لازم را به سرعت گردآوری می کند و با در نظر گرفتن کسورات و مزایای هر فردی در طی پروسه یک ماهه فعالیت خود در شرکت حقوق خالص وی را تخمین می زند و به همین ترتیب تدابیر مناسبی را برای جلوگیری از پرداخت به شکل غیر قانونی به افراد سوء استفاده کننده ایجاد می کند.

نکته حائز اهمیت این است که معمولأ برای در نظر گرفتن تمامی مراحل مربوط به حقوق و دستمزد قوانین کشورها به گونه ای است که تمامی مؤسسات خدماتی، بازرگانی و تولیدی و… را ملزم و متعهد نموده است تا اطلاعات لازم در مورد تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد آنان با در نظر گرفتن مزایای مربوط به آنان در پروسه یک ماهه کاری را به دستگاه های ذیربط نظیر وزارت دارائی برای تعیین و تکلیف و وصول مالیات حقوق و سازمان تأمین اجتماعی برای وصول بیمه و ارائه خدمات ارسال نمایند.

در نتیجه با توجه به تمامی این مسائل وجود یک سیستم دقیق و منسجم حقوق و دستمزد برای سازمان ها و شرکت ها ضروری و واجب است. تمامی شرکت ها می بایست نکات و دانستنی های لازم را در مورد نحوه کارکرد این سیستم را به کارمندان امور مالی و حسابداری شرکت خود آموزش داده تا بتوانند سریع تر و مطمئن تر کار خود را به سرانجام برسانند.

واحدهای مرتبط با واحد محاسبه حقوق و دستمزد

برای محاسبه و کنترل هزینه های دستمزد علاوه بر واحد حسابداری حقوق و دستمزد که در قسمت بعدی در مورد آن به طور کامل توضیح می دهیم، سایر واحدها از قبیل واحد کارگزینی و واحد ثبت اوقات کار (کنترل ورود و خروج پرسنل) نیز در این امر یاری دهنده هستند.

واحد کارگزینی

در هر سازمانی واحدی به نام واحد کارگزینی وجود دارد که وظیفه اصلی آن ساماندهی منابع و تأمین نیروهای انسانی آن سازمان می‌باشد. این واحد موظف است اطلاعات دقیق مرتبط با اسامی کارکنان و زمان دقیق استخدام آن‌ها، تاریخ انتهای خدمت و میزان حقوق آنها را با دقت و مطابق با قوانین اداره کار و امور اجتماعی تهیه کند و برای انجام سایر امور مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل این لیست را به واحد حسابداری و حقوق و دستمزد تحویل دهد. همچنین این بخش وظیفه انجام امور نقل و انتقالات نیروها به واحدها و بخش‌های دیگر و همچنین آموزش کارکنان در مورد نحوه صحیح استفاده از مرخصی را بر عهده دارد.

از دیگر وظایف واحد کارگزینی تهیه آیین نامه های استخدامی، تهیه و اجرای برنامه های آموزشی، تنظیم شرح وظایف و ارزیابی مشاغل، انجام معاینه پزشکی، مصاحبه ترفیعات، نقل و انتقالات – مرخصی ها، تعیین مشاغل، استخدام و صدور حکم کارگزینی می باشد.

مقررات استخدامی هر سازمانی باید علاوه بر مطابقت با مقررات آن سازمان با قوانین و مقررات و آئین نامه های وزارت کار و امور اجتماعی و سایر مقررات جاری کشور نیز مطابقت داشته باشد.

پس از استخدام نیروی جدید و انجام مراحل مختلف استخدام توسط واحد کارگزینی، نرخ حقوق و دستمزد تعیین شده و سایر اطلاعات مورد نیاز را به واحد محاسبه حقوق و دستمزد ارسال می کند. تغییر نرخ حقوق و دستمزد و یا خاتمه کار پرسنل، غیبت و سایر تغییرات مؤثر بر حقوق و دستمزد بایستی سریعأ به واحد حسابداری حقوق و دستمزد اطلاع داده شود تا موضوع را در هنگام محاسبات و تنظیم لیست حقوق و دستمزد در نظر بگیرد.

واحد ثبت اوقات کار (دایره کنترل ورود و خروج پرسنل)

وظیفه این واحد، کنترل زمان ورود و خروج پرسنل و نگهداری مدارک صحیح و کامل در مورد اوقات کار هر یک از کارکنان می باشد. اولین و مهمترین مرحله از مراحل جمع آوری اطلاعات مربوط به سیستم حقوق و دستمزد کارکنان، نگهداری مدارکی است که نشان دهنده اوقات کار هریک از پرسنل در دوره های مشخص هفتگی یا ماهانه باشد. برای انجام این کار از وسایل و مدارک زیر استفاده می شود:

کارت ساعت time card

یکی از وسایلی که در برخی از شرکت ها و مؤسسات مختلف کارآمد است، استفاده از کارت ساعت می باشد که حضور و غیاب افراد را ثبت و ضبط می کند. به وسیله کارت ساعت، زمان شروع به کار و خاتمه کار که همان ورود و خروج پرسنل است، ثبت می شود. با این کار هر کس به مزد واقعی خود دست می یابد. با جمع نمودن تمامی این ساعت ها در پایان یک ماه می توان ساعات اضافه کاری یا کسوراتی مبنی بر غیبت یا تأخیر را لحاظ نمود و آن ها را در نهایت در حقوق خالص فرد در نظر گرفت.

لازم به توضیح است که ماشین های ساعت زن دیجیتالی و پیشرفته امروزی استفاده از کارت ساعت طبق روال قبل را تقریباً منسوخ کرده و جای آن را کارت های کوچک شناسایی خاص گرفته است. کارکنان هنگام ورود و خروج کافی است که کارت را از شیار مخصوصی که در دستگاه ماشین ساعت زن تعبیه شده عبور دهند. اطلاعات لازم در دستگاه ذخیره گردیده و در پایان هر ماه استخراج می گردند. استفاده از شیوه های جدید امکان سوء استفاده را تقریباً غیرممکن ساخته است.

دستگاه ساعت زن time clock

ماشین ساعت زن وسیله ای است برای ثبت و انعکاس اوقات حضور کارکنان در محل کار بر روی کارت ساعت یا ذخیره اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان.

معمولاً برای هر کدام از کارکنان یک شماره اختصاص داده می شود. شماره ذکر شده به عنوان شماره شناسایی کارکنان در یک لیست حقوق و دستمزد می باشد. کارکنان به هنگام ورود و خروج از طریق چهره و یا اثر انگشت توسط دستگاه ساعت زن شناسایی و تشخیص هویت می شوند. البته در برخی از مجموعه ها هنوز از دستگاه های کارت خوان برای ثبت عبور و مرور کارکنان استفاده می شود. اطلاعات استخراج شده از دستگاه ساعت زن پس از امضاء و تأیید توسط دایره ثبت اوقات کار به قسمت حسابداری حقوق و دستمزد ارسال می گردند.

واحد محاسبه حقوق و دستمزد

محاسبه و تعیین حقوق و دستمزد ناخالص، کسورات، خالص دریافتی هر یک از کارکنان و تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد بر اساس اطلاعات رسیده از سایر واحدهای مرتبط با حقوق و دستمزد مثل واحد کارگزینی و واحد ثبت اوقات کار و با رعایت قوانین و مقررات مربوط در واحد حسابداری حقوق و دستمزد انجام می گیرد. در اکثر موارد پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان نیز توسط همین واحد انجام می گیرد.

هر چند در گذشته تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد در مؤسسات کوچک و حتی بزرگ به صورت دستی انجام می گرفته ولی امروزه در همه مؤسسات کوچک نیز این امر مهم به وسیله سیستمهای پردازش رایانه ای و با استفاده از نرم افزارهای خاص و مناسب و منطبق با آخرین قوانین و مقررات مربوط به حقوق و دستمزد انجام می گیرد.

این بخش با استفاده از مستندات لازم و رعایت آخرین قوانین مربوط، دریافتهای هریک از کارکنان (حقوق و سایر مزایا) را محاسبه سپس به استناد آخرین قوانین و مقررات مربوط به بیمه و دارائی، حق بیمه سهم کارگر و احیاناً مالیات حقوق هر فرد را تعیین و با درنظر گرفتن سایر کسورات توافقی و یا قانونی، لیست حقوق و دستمزد را تنظیم و خالص پرداختی به هر یک از کارکنان را مشخص می نماید. پس از امضاء لیست توسط تنظیم کننده، مسئول امور مالی، مدیر مؤسسه و همچنین سایر مقامات مسئول و رسیدگی کننده، یک فقره چک به مبلغ جمع ستون خالص پرداختنی لیست، صادر و به همراه سایر مدارک لازم جهت پرداخت حقوق به واحد پرداخت تحویل می دهد تا مبلغ خالص پرداختنی هر یک از کارکنان به حساب بانکی آنان واریز گردد.

بعد از پرداخت حقوق نوبت به پرداخت کسورات حقوق و دستمزد به حساب ادارات ذینفع می رسد. به همین منظور یک فقره چک معادل مبلغ جمع ستون مالیات لیست جهت واریزی به حساب اداره دارائی محل صادر و به همراه یک نسخه از لیست حقوق و دستمزد به اداره دارائی مربوط تحویل می نماید.

همچنین یک فقره چک معادل جمع حق بیمه سهم کارگران و سهم کارفرما جهت واریز به حساب سازمان بیمه تأمین اجتماعی (در بخش غیر دولتی) یا اداره بیمه خدمات درمانی (در بخش دولتی) به سازمان بیمه تأمین اجتماعی مربوط تحویل می نماید.

این واحد محاسبه مدارک و مستندات مربوط به حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان را به همراه یک نسخه از لیست حقوق و دستمزد بایگانی می نماید.

حسابداری هزینه حقوق و دستمزد

هزینه حقوق و دستمزد متشکل از جمع مبالغ پرداختی به کارکنان مؤسسه به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه می باشد. علاوه بر دستمزد ثابت (حقوق پایه) که بر مبنای ساعات یا روزهای کارکرد، میزان انجام کار یا محصول تولید شده محاسبه می گردد، هزینه حقوق و دستمزد شامل موارد دیگری از قبیل اضافه کاری، نوبت کاری، شب کاری، حق مأموریت، حق ایاب و ذهاب، حق مسکن و خواروبار، حق اولاد و عائله مندی، عیدی (پاداش آخر سال)، پاداش افزایش تولید، بازخرید مرخصی، هزینه های کارآموزی، سهم از مؤسسه، مزایای غیر نقدی همچون اتومبیل و مسکن واگذاری به کارکنان نیز می باشد. علاوه بر موارد فوق به هزینه دستمزد باید هزینه های تأمین اجتماعی سهم کارفرما، بیمه بیکاری و در برخی موارد هزینه غذای رایگان کارکنان نیز اضافه گردد. بنابراین هزینه حقوق و دستمزد شامل برخی یا همه موارد بالا می باشد.

قوانین کار مربوط به حقوق و دستمزد

قوانین کار مربوط به حقوق و دستمزد شامل تعیین ساعت ورود و خروج کارکنان، مبلغ مزدی که در هر ساعت باید دریافت کند، داشتن تعطیلی با حقوق در روزهای تعطیل، نحوه پرداخت حقوق در زمان مرخصی، نحوه و زمان پرداخت دقیق حقوق و دستمزد و غیره می شود.

مزد عبارت است از وجوه نقدی یا غیر نقدی یا مجموع آنها که در مقابل انجام کار به کارگر پرداخت می شود. اگر مزد با ساعات انجام کار مرتبط باشد مزد ساعتی و در صورتی که براساس میزان انجام کار یا محصول باشد، کارمزد و چنان چه بر اساس میزان انجام کار یا محصول تولید شده در زمان معین باشد کارمزد ساعتی نامیده می شود.

حداقل مزد با در نظر گرفتن شرایط تورمی و سایر معیارها در آغاز هر سال توسط شورای عالی کار تعیین و اعلام می شود. کارفرمایان موظفند در ازای انجام کار در ساعات تعیین شده قانونی به هیچ کارگری کمتر از حداقل مزد تعیین شده جدید پرداخت ننمایند، حتی اگر در قرارداد کتبی مابین کارگر و کارفرما، مزد تعیین شده کمتر از حداقل مزد قانونی باشد.

حداقل مزد حتمأ می بایست به صورت نقدی پرداخت شود. پرداخت های غیر نقدی به هر صورتی که در قراردادها پیش بینی می گردد به عنوان پرداخت اضافه بر حداقل مزد تلقی می شود.

حقوق پایه (حقوق مبنا)

حقوقی است که با رعایت قانون کار (برای کارگران رسمی) و یا به وسیله عقد قراردادی که مغایر قانون کار نباشد (برای کارگران قراردادی) برای انجام یک ساعت کار و یا تولید یک واحد محصول تعیین و به صورت ساعتی، روزانه، هفتگی و معمولاً ماهانه پرداخت می شود. یا به عبارت دیگر:

مزایای رفاهی و انگیزه ای مثل کمک هزینه مسکن، خواروبار، حق اولاد و عائله مندی، پاداش افزایش تولید و سهم از سود سالانه جزء مزد ثابت و مزد مبنا محسوب نمی شود.

اگر که بر اساس قرارداد یا عرف کارگاه پرداخت مزد به صورت ماهانه باشد این پرداخت باید در آخر ماه صورت گیرد که در این حالت به آن حقوق می گویند و در ماههای ۳۱ روزه حقوق و مزایا باید بر اساس ۳۱ روز محاسبه و به کارگر پرداخت شود.

مدت کار

مدت کار مدت زمانی است که کارگر نیرو و قوای جسمی و فکری و وقت خود را به منظور انجام اموری صرف می نماید که کارفرما از او انتظار دارد. ساعات کار کارگران معادل ۸ ساعت در شبانه روز است و این میزان نباید از ۸ ساعت تجاوز کند و هر ساعتی افزون بر این ساعت جزء اضافه کاری محسوب می شود.

البته کارفرما با توافق کارگران یا نمایندگان قانونی آنها می تواند ساعات کار را در بعضی از روزهای هفته کمتر از میزان مقرر و در دیگر روزها بیشتر از این میزان تعیین کند به شرط آن که مجموع ساعات کار در هفته از ۴۴ ساعت بیشتر نشود. (ساعت کار موظف در هفته برای هر دو بخش دولتی و غیر دولتی یکسان است.)

عوامل مؤثر بر حقوق و دستمزد

در پایان این مقاله به تأثیر یک سری عوامل تأثیرگذار بر میزان حقوق و دستمزد کارکنان اشاره می کنیم. امروزه در اکثر شرکت ها، میزان تحصیلات و اثر بخشی کارکنان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و کارفرمایان با توجه به این موضوع حقوق کارمندان خود را تعیین و آن را پرداخت می کنند.

از دیگر عوامل تأثیرگذار بر حقوق و دستمزد نیروهای یک مجموعه می توان به ساعت کاری، تعداد محصول تولید شده، رفت و آمد منظم، کارآمدی خوب، استعداد آنان و مواردی دیگر اشاره کرد که تمامی این موارد بر میزان حقوق و دست مزد تعلق گرفته به یک کارمند یا کارگر مؤثر خواهد بود.