هر کسب و کاری که بیشتر از چند نفر پرسنل داشته باشد، به مرور زمان نیازمند استفاده از سیستم حضور و غیاب خواهد شد. ممکن است فکر کنید در کسب و کارهای کوچک، می توان از سیستم دستی برای ردیابی ساعات کاری کارکنان استفاده نمود، اما حتی با داشتن چند کارمند ممکن است اشتباهاتی در محاسبه حقوق و دستمزد آنان رخ دهد.

هر کسب و کار کوچکی که بخواهد بهترین سیستم حضور و غیاب را برای خود انتخاب کند، نیاز به دانش و اطلاعات کافی در این زمینه دارد. چرا که سیستم های موجود در بازار انواع مختلفی دارند و هر کدام از آن ها دارای کارآیی های بسیار متفاوتی می باشند که این موضوع انتخاب بهترین سیستم را برای کارفرمایان کسب و کارهای کوچک کمی سخت می کند.

اگر در جستجوی بهترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کار کوچک خود هستید، ویژگی های خاصی وجود دارد که حتما به دانستن آن ها نیاز دارید. با در نظر گرفتن نکاتی که در ادامه مقاله ارائه خواهیم داد، به راحتی می توانید مناسب ترین سیستم را برای مجموعه خود انتخاب و خریداری نمایید.

اما قبل از هر چیزی بهتر است بدانیم سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم حضور و غیاب

این سیستم شامل سخت افزار و نرم افزاری است که برای ثبت تردد پرسنل در یک محیط کاری استفاده می شود تا علاوه بر ایجاد نظم در محیط کار با توجه به کارکرد هر یک از کارکنان، مدیران بتوانند حقوق و دستمزد آن ها را به طور دقیق و درست پرداخت کنند. پیش از تولید سیستم های حضور غیاب، محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل بر اساس ثبت دستی ساعت ورود و خروج در دفاتر حضور و غیاب محاسبه می شد.

سیستم حضور و غیاب یکی از زیر سیستم های مالی و اداری می باشد و از اجزاء زیر تشکیل شده است:

۱- دستگاه حضور و غیاب برای ثبت تردد

تردد پرسنل از طریق دستگاه ثبت می شود. این دستگاه ها به سه نوع تشخیص چهره، انگشتی و کارتی تقسیم می گردند.

۲- نرم افزار حضور و غیاب

یکی از مهم ترین اجزای سیستم حضور و غیاب نرم افزار محاسبه کارکرد می باشد. از جمله مهم ترین قسمت های این نرم افزار تعریف شیفت، تنظیم قوانین و معرفی پرسنل می باشد. پس از  تعریف موارد اشاره شده این امکان فراهم می گردد تا کارکرد پرسنل از طریق گزارشات سیستم قابل مشاهده و بررسی شود.

حضور و غیاب در کسب و کارهای کوچک

در برخی از کسب و کارهای کوچک و یا شرکت هایی با تعداد پرسنل نه چندان زیاد، با وجود وقت گیر بودن و امکان بروز خطا و اشتباه در محاسبه کارکرد پرسنل، امور مربوط به حضور و غیاب همچنان با روش های بسیار ساده و کلاسیک و به صورت دستی انجام می شود. یکی از دلایل اصلی انجام این امور به شکل دستی، مربوط به هزینه بالای محصولات موجود در زمینه حضور و غیاب می باشد.

کارفرمایان کسب و کارهای کوچک که از سیستم دستی استفاده می کنند، نمی دانند که در کنترل تردد و محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان با تعداد کم نیز امکان اشتباه وجود دارد. بنابراین در مجموعه های کوچک هم باید از یک سیستم حضور غیاب مناسب استفاده شود.

این سیستم زمان دقیق حضور یا عدم حضور کارکنان را ثبت می کند و همین موضوع می تواند از زیان های مالی بسیاری در مجموعه های کوچک پیش گیری کند. با رشد هرچه بیشتر کسب و کار، مزیت داشتن سیستم حضور و غیاب بیش از پیش نمود پیدا خواهد کرد.

راهنمای خرید بهترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک

راهنمای خرید حضور غیاب

افزایش قیمت کالاها و خدمات باعث رشد قیمت ها در صنعت حضور و غیاب نیز شده است. افزایش هزینه ها و شرایط بد اقتصادی، فشار مضاعفی را به ویژه بر کسب و کارهای نوپا و کوچک وارد کرده و آن ها را وادار نموده تا به دنبال راهی برای کاهش هزینه های جاری کسب و کار خود باشند.

با وجود انواع مختلف سیستم های حضور و غیاب در بازار و رنج قیمتی متنوع، انتخاب سیستم مناسب برای کسب و کار شما سخت خواهد بود. اگر کسب و کار کوچکی دارید و تصمیم گرفته اید که یک سیستم با قیمت مناسب و در عین حال با کیفیت خوب را خریداری کنید، این مطلب را دنبال کنید.

نکاتی در خصوص انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک

برای پائین آوردن هزینه خرید سیستم حضور و غیاب با امکانات و کیفیت مناسب به نکات زیر توجه کنید:

نوع دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده

اولین بخش مهم یک سیستم حضور و غیاب، ابزار ثبت تردد و نوع دستگاه آن می باشد. انواع ابزارهای ثبت تردد عبارتند از :‌ کارتخوان،‌ سنسور اثر انگشت، تکنولوژی تشخیص چهره.

دستگاه های بیولوژیکی تشخیص هویت چندگانه کارتی، اثر انگشت و چهره از گران ترین و دستگاه های کارتخوان از ارزان ترین ابزار ثبت تردد هستند، اما برای ثبت تردد کارکنان در یک کسب و کار کوچک نیازی به خرید دستگاه های گران نیست. انتخاب بهترین ابزار ثبت تردد به عوامل مختلفی بستگی دارد.

در مجموعه های کوچک اداری به دلیل آن که تعداد پرسنل کم است و امکان مدیریت ورود و خروج کارمندان آسان است، دستگاه کارتخوان و یا سنسور اثر انگشت گزینه مناسبی است. اگر محیط کار از نوع آزمایشگاهی، کارگاهی و یا صنعتی باشد، ممکن است برخی از کارکنان مشکل ثبت اثر انگشت داشته باشند،‌ در این موارد بهتر است کمی بیشتر هزینه کنید و دستگاه تشخیص چهره خریداری نمایید. البته دستگاه های تشخیص چهره با ظرفیت ذخیره پایین قیمت های کمتری دارند و در این نوع از محیط های کاری کوچک نیازی به خرید دستگاه های گران قیمت تشخیص چهره با ظرفیت ذخیره بالا نیست.

ابزار انتقال داده از دستگاه به نرم افزار

‌ابزار انتقال اطلاعات (داده) بین نرم افزار (کامپیوتر) و دستگاه حضور و غیاب یکی دیگر از موارد مهم قابل بررسی است. مهم ترین ابزار انتقال اطلاعات عبارتند از : پورت سریال (RS232)، پورت USB، شبکه های کابلی (LAN) و بی سیم (GPRS, Wi-Fi)

پورت USB (فلش) پرکاربردترین روش انتقال داده در سیستم های حضور و غیاب محسوب می شود که هم در کسب و کارهای کوچک و هم در سازمان ها و ادارات بزرگ بسیار کاربرد دارد.

در مجموعه های کوچک نیازی نیست که همه ابزارهای انتقال داده را در کنار هم داشته باشید. در محیط  های کاری که تعداد پرسنل کم است و همچنین از بستر شبکه مناسب برای برقراری ارتباط بین دستگاه و کامپیوتر برخوردار نیستند، پورت USB می تواند ابزار بسیار کاربردی در انتقال داده باشد و لازم نیست برای آپشن شبکه و Wi-Fi هزینه اضافی پرداخت شود. همچنین اگر فاصله بین دستگاه و کامپیوتر زیاد نیست (مثلاً ۱۰ متر) می توانید از پورت و کابل سریال برای دریافت داده ها استفاده نمایید که حتی ارزان تر از پورت USB می باشد.

کارآیی مورد انتظار از سیستم حضور غیاب

اگر یک کسب و کار کوچک با تعداد پرسنل کم برای اولین بار و تنها به دلیل بهبود کنترل تردد قصد خرید سیستم حضور و غیاب را داشته باشد و غیر از نظم دهی و ثبت زمان های تردد پرسنل هیچ انتظار دیگری از سیستم نداشته باشد، دستگاه های کارتی بدون تماس RFID و یا دستگاه های اثر انگشتی به همراه نرم افزار حضور و غیاب رایگان بهترین گزینه برای این مجموعه ها می باشند. این نوع از دستگاه ها برای کنترل تردد کارکنان در کسب و کارهای کوچک که پیچیدگی های خاص سازمانی ندارند بهترین دستگاه محسوب می شود.

کارایی سیستم حضور غیاب

ظرفیت حافظه دستگاه برای ثبت تردد و ثبت تعداد پرسنل

دستگاه های حضور و غیاب از نظر ثبت تردد و ثبت تعداد پرسنل دارای محدودیت بوده و هر دستگاهی تعداد کاربر مشخص به همراه تعداد تردد محدودی را می تواند ثبت کند.

مسلمأ برای یک مجموعه کاری کوچک با تعداد پرسنل ۱۰ نفر نیازی به استفاده از دستگاه های فوق پیشرفته با ظرفیت ذخیره تعداد پرسنل فراوان و ظرفیت ثبت تردد بالا نمی باشد. برای این منظور می توان از دستگاهی با امکانات سخت افزاری متوسط استفاده کرد که هزینه زیادی به مجموعه مورد نظر تحمیل نشود.

گارانتی و پشتیبانی سیستم حضور و غیاب

یکی از عوامل مهم در انتخاب سیستم حضور و غیاب، گارانتی دستگاه های ثبت تردد و پشتیبانی از نرم افزار آن است. اگر یک کالای تخصصی مانند دستگاه حضور غیاب دارای گارانتی و پشتیبانی مناسب نباشد هنگام بروز اشکال در دستگاه، عملیات ثبت تردد در مجموعه ها مختل می شود.

در محیط های کاری کوچک بهترین سیستم حضور و غیاب سیستمی است که دستگاه آن گارانتی معتبر داشته باشد تا در صورت وجود ایراد و اشکال در دستگاه، گارانتی پاسخگوی آن باشد و مجموعه متحمل هزینه های اضافی سنگین نشود. همچنین نرم افزار آن سیستم باید دارای پشتیبانی و پاسخگویی سریع و راحت باشد تا در صورت اشکال در نحوه استفاده از نرم افزار زمان زیادی تلف نشود.

امکان اتصال دستگاه به نرم افزار

یکی از عوامل مهم دیگری که می تواند سیستمی را تبدیل به بهترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک بکند، امکان اتصال و لینک شدن دستگاه با نرم افزار است.

دستگاه حضور غیاب بدون نرم افزار محاسبه، عملأ کاربردی ندارد. غالبأ به همراه دستگاه ها یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان نسخه پایه ارائه می شود که جوابگوی نیاز بیشتر کسب و کارهای کوچک هست و این مجموعه ها با خرید دستگاه تنها، نیازی به خرید نرم افزارهای پیشرفته تر و تقبل هزینه بیشتر ندارند. البته هنگام خرید دستگاه حتماً‌ امکانات نرم افزار رایگان آن را بررسی کنید و حتی الامکان دموی آن نرم افزار را مشاهده کنید تا مطمئن شوید که جوابگوی مجموعه شما خواهد بود.

کسب و کارهایی که از قبل نرم افزار حضور و غیاب تهیه کرده اند و قصد خرید دستگاه را دارند، حتما باید توجه داشته باشند که برخی از دستگاه ها امکان اتصال به برخی از نرم افزارها را ندارند. در نتیجه در مورد امکان اتصال دستگاه به نرم افزار باید دقت بیشتری صورت پذیرد. بنابراین اگر دستگاهی از هر لحاظ برای یک کسب و کار کوچک مناسب باشد، امکان اتصال آن با نرم افزار موجود نیز حتما باید بررسی شود.

نصب و راه اندازی اولیه رایگان دستگاه و آموزش رایگان استفاده از نرم افزار

مناسب ترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک سیستمی است که نصب و راه اندازی اولیه دستگاه و آموزش استفاده از نرم افزار آن رایگان باشد. برخی از فروشندگان برای نصب و راه اندازی اولیه دستگاه و آموزش ابتدایی نرم افزار هزینه ای از مشتری دریافت نمی کنند و بعضأ در محل شرکت خود آموزش رایگان کار با نرم افزار را ارائه می دهند.

کسب و کارهای کوچک برای صرفه جویی در هزینه های خود بهتر است سیستمی را خریداری کنند که بر روی خرید دستگاه و نرم افزار خدمات رایگان ارائه می دهند. همچنین این کسب و کارها باید سعی کنند در جلسات آموزشی رایگان یکی از کارکنان خود را که در زمینه IT تخصص دارند، اعزام کنند تا در ادامه کار متحمل هزینه های پیشتیبانی نشوند.

قیمت سیستم های حضور و غیاب

قیمت سیستم حضور غیاب

امروزه انواع بسیار متنوع و متفاوتی از سیستم های حضور و غیاب با امکانات مختلف در بازار وجود دارد که به تبع این تفاوت ها قیمت های گوناگونی دارند. مسلما هرچه این سیستم ها از دستگاه های پیشرفته تر با امکانات بیشتر و نرم افزارهای جامع تری استفاده نمایند قیمت بالاتری خواهند داشت.

یکی از مهم ترین مواردی که برای خریداران سیستم حضور و غیاب اهمیت دارد، قیمت سیستم نسبت به نیاز مجموعه مورد نظر است. بسیاری از مدیران کسب و کارهای کوچک که برای بهبود کنترل تردد پرسنل خود قصد خرید سیستم حضور و غیاب را دارند، نیازی نیست هزینه های گزافی را بپردازند. مسلمأ این دسته از مدیران بیشتر درصدد یافتن سیستمی با قیمت مناسب برای مجموعه خود هستند.

همین طور مدیرانی که کسب و کار تازه ای راه اندازی کرده اند و برای شروع کار مجبورند هزینه های خود را کاهش دهند، برای کنترل تردد کارمندان خود نیازمند خرید سیستم حضور غیابی با قیمت پایین هستند.

برای یک مجموعه کوچک با تعداد ۱۰ پرسنل نیازی به استفاده از دستگاه های پیشرفته و نرم افزارهای حرفه ای با امکانات کامل نمی باشد. این مجموعه ها می توانند از دستگاه های با امکانات سخت افزاری متوسط و نرم افزار رایگان استفاده کنند تا هزینه زیادی به کسب و کار آن ها تحمیل نشود.

انواع سیستم های حضور و غیاب با قیمت پایین برای کسب و کارهای کوچک

در سال های گذشته تفاوت زیادی بین قیمت دستگاه های کارتی و بیولوژیکی (اثر انگشتی و تشخیص چهره) وجود داشت و کسب و کارهای کوچک که دنبال سیستم های با قیمت پایین بودند، دستگاه های کارتی تنها گزینه پیش روی آن ها بود. دستگاه های کارتی نیاز مجموعه های کوچک را برای کنترل تردد کارکنان به خوبی برطرف می کند، اما دو نقطه ضعف عمده این دستگاه ها احتمال گم شدن یا فراموش کردن کارت و امکان سوء استفاده از  کارت و ثبت تردد توسط اشخاص دیگر می باشد.

امروزه با پیشرفت چشمگیر تکنولوژی قیمت سنسورهای تشخیص چهره و اثر انگشت بسیار کاهش یافته و می توان گفت تفاوت قیمت آنچنانی بین دستگاه های کارتی و بیولوژیکی وجود ندارد. با این حال هنوز هم دستگاه های کارتی از قیمت پایین تری نسبت به دستگاه های بیولوژیکی برخوردار هستند و مجموعه هایی که قصد دارند هزینه کمتری برای خرید سیستم حضور غیاب پرداخت کنند می تواند گزینه مناسبی باشد.

در مقابل سازمان هایی که امنیت و صحت اطلاعات تردد پرسنل از هر چیز دیگری برایشان مهم تر است و می توانند هزینه بیشتری برای خرید این سیستم صرف کنند، بهترین گزینه برای آن ها دستگاه های تشخیص چهره و یا اثر انگشتی است.

قیمت سیستم های حضور و غیاب در بازار از حدود ۱ میلیون تومان تا مبالغ بیشتر از ۱۲ میلیون تومان وجود دارد. البته دستگاه های کمتر از ۱ میلیون تومان هم موجود است ولی فقط از نوع کارت خوان می باشد.

سیستم های بیولوژیکی در انواع مختلف تشخیص چهره – اثر انگشت – کارت، تشخیص چهره – کارت، اثر انگشت – کارت و اثر انگشت بدون کارت وجود دارد. در کسب و کارهای کوچک سیستم های اثر انگشتی –  کارتی و اثر انگشتی بدون کارت و تشخیص چهره – کارتی با نرم افزار رایگان به نسبت کارکرد مجموعه می توانند گزینه های مناسب و با قیمت پایینی برای این دسته از مجموعه ها باشند.

در مجموعه های کوچک سیستم حضور غیاب اثر انگشتی از پرفروش ترین سیستم هاست، چرا که امکان تقلب دستگاه های کارتی در آن ها وجود ندارد و از دستگاه های تشخیص چهره نیز به مراتب ارزان تر می باشند.

در برخی از کارگاه ها و کارخانجات کوچک به دلیل کار زیاد کارکنان با دست اثر انگشت آن ها آسیب دیده و در دستگاه های اثر انگشتی به خوبی قابل شناسایی نمی باشند. بنابراین برای این مجموعه ها بهترین گزینه دستگاه های تشخیص چهره – کارتی می باشد.

سخن پایانی

باتوجه به موارد گفته شده در این مقاله می توان گفت که بهترین سیستم حضور و غیاب برای هر کسب و کاری معنا و مفهوم متفاوتی دارد و با توجه به نیازهای آن مشخص می شود. ممکن است برای کسب و کار کوچکی یک دستگاه کارتی با قیمت پایین بهترین گزینه باشد و جوابگوی نیازهای آن شرکت باشد و برای مجموعه کوچک دیگر یک دستگاه اثر انگشتی و یا تشخیص چهره انتخاب مناسبی باشد.

گروه نرم افزاری ویسمن تولیدکننده جامع ترین نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد برای همه انواع کسب و کارها و مجموعه ها نرم افزار حضور و غیاب طراحی و تولید کرده است. در میان نرم افزارهای تولید شده این شرکت، نرم افزار حضور و غیاب نسخه پایه رایگان ویسمن برای کسب و کارهای کوچک طراحی و تولید شده و مجموعه های کوچک می توانند با خرید یک دستگاه حضور و غیاب با کیفیت و در عین حال با قیمت پایین در حدود ۱ تا ۲ میلیون تومان از نرم افزار رایگان ویسمن استفاده کنند تا هم برای کسب و کار خود یک سیستم حضور غیاب مناسب تهیه کرده باشند هم هزینه کمتری بابت خرید این سیستم بپردازند.