امروزه داشتن نرم افزار حضور غیاب و حقوق و دستمزد برای کنترل تردد پرسنل و کارمندان از ملزومات شرکتها و سازمان هاست. هر کسب و کاری چه کوچک و چه بزرگ به مرور زمان نیازمند استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می شود. اگر مسئولین سازمان و یا شرکتی تخصص و اطلاعات کافی در مورد نرم افزارهای حضور و غیاب مناسب کسب و کارشان را نداشته باشند، انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای آنها مشکل خواهد شد. هر سازمانی که بخواهد بهترین نرم افزار حضور و غیاب موجود در بازار را بر حسب نیازهایش برای خود انتخاب کند، نیاز دارد دانش و اطلاعات کافی را در این زمینه کسب کند.

نرم افزارهای حضور و غیاب مختلف کارآیی های بسیار متفاوتی دارند و همین موضوع موجب شده تا انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب کمی سخت و مشکل شود. ما در این مقاله سعی داریم شما را در این امر مهم یاری کنیم و نکاتی را به شما ارائه کنیم تا بتوانید برای سازمان و یا شرکت خودتان بهترین نرم افزار حضور و غیاب را خریداری کنید.

قبل از هر مطلبی لازم است در مورد اینکه نرم افزار حضور و غیاب چیست و چه مزایایی دارد صحبت کنیم و سپس در ادامه به معرفی انواع نرم افزارهای حضور و غیاب موجود در بازار (ویندوزی، تحت وب، اندرویدی) می پردازیم.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

از زمان های گذشته موضوع حضور و غیاب کارمندان عامل مهمی در بررسی عملکرد کارکنان و افزایش راندمان کاری آنها بوده است. صاحبان کسب ‌و کار باید بدانند که کارکنانشان چه زمانی در محل کار خود حاضر می شوند و چه موقعی از محل کار خود خارج می ‌شوند. مسلمأ پیگیری زمان تردد پرسنل موجب می شود تا مدیران هر مجموعه بتوانند میزان تعهد کارکنان را نسبت به کار خود بسنجند و سیاست ‌های کاری خود را بر اساس تعداد روزهای کاری کارمندان پیاده کنند.

نرم افزار حضور و غیاب تردد کارکنان را به ساده ترین شکل ممکن ثبت می کند و به مدیران کسب و کارهای مختلف کمک می کند تا با برنامه ریزی دقیق راندمان کاری شرکت را به میزان قابل توجهی افزایش دهند.

به وسیله این نرم ‌افزار می توان برنامه کاری و تایم کاری اعلام کرد. این کار باعث می‌شود حجم کاری سایر قسمت‌ ها کمتر شده و زمان کمتری از کارکنان بخش اداری به هدر رود.

انواع نرم افزارهای حضور و غیاب

نرم افزارهای حضور و غیاب در سه نوع نرم افزار تحت ویندوز، تحت وب و اپلیکیشن اندروید وجود دارند که هر کدام ویژگی ها و قابلیت های مخصوص به خود را دارند. در ادامه به بررسی بهترین ها از هر یک از این سه نوع نرم افزار می پردازیم:

بهترین نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز

نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز مناسب، باید امکان کنترل رفت و آمد کارکنان و حضور ایشان را در بخش های مختلف سازمان فراهم کند و بر روی تمامی ویندوزها قابل نصب باشد. همچنین باید امکان مطابقت با برنامه‌ های حقوق و دستمزد را داشته باشد و زمانی ‌که شما ساعت های تردد پرسنل را تأیید می ‌کنید، اطلاعات آن به نرم ‌افزار پرداخت دستمزد وارد ‌شود و به‌ راحتی بتوانید حقوق کارکنان خود را محاسبه و پرداخت کنید.

به طور کلی نرم افزارهای تحت ویندوز در نسخه های متفاوتی از جمله پایه، پیشرفته و تحت شبکه وجود دارند که هر نسخه قابلیت های متفاوتی از نرم افزار را در اختیار مشتریان قرار می دهد. تفاوت در نسخه های مختلف نرم افزار تحت ویندوز به خروجی اکسل از گزارشات، تعداد پرسنل، تعداد ساعات کاری، اضافه کاری ها، شیفت ها، قوانین گروه های کاری و غیره مربوط می شود. البته ما در این مقاله سعی داریم ویژگی ها و قابلیت های کامل ترین نسخه از نرم افزار تحت ویندوز را بررسی و عنوان کنیم.

نکته مهم : برای نصب و استفاده از قابلیت های نسخه تحت ویندوز نرم افزار حضور و غیاب حتما باید دستگاه ساعت زنی و حضور و غیاب (از جمله تشخیص چهره، اثر انگشتی و یا حتی کارتی) تهیه شود.

مشاهده و اصلاح ترددها

نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز باید قابلیت مشاهده تمامی ترددها و ورود و خروج های دریافت شده از دستگاه را داشته باشد، به علاوه اینکه بتوان با استفاده از این نرم افزار عملیاتی از قبیل حذف تردد، ویرایش و یا ایجاد تردد جدید را انجام داد.

دسترسی ها

یکی از ویژگی های مهم نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز آن است که قابلیت اتصال به چندین دستگاه حضور و غیاب را داشته باشد و بتوان مشخص نمود که هر کارمند از روی کدام دستگاه تردد خود را ثبت کرده است. این ویژگی برای مجموعه هایی مفید است که دارای چندین شعبه می باشند و یا دفتر و کارگاه از هم جدا هستند و برای ثبت ساعت های ورود و خروج پرسنل نیاز به چندین دستگاه حضور و غیاب دارند. این مجموعه ها تنها با نصب یک نسخه کامل از نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز می توانند اطلاعات تردد تمامی پرسنل از همه دستگاه ها را دریافت و تفکیک کنند.

ایجاد شیفت ها

از دیگر امکانات نسخه ویندوزی نرم افزار امکان ایجاد شیفت های کاری متعدد و گنجاندن آن ها در تقویم کاری پرسنل است. یک نرم افزار تحت ویندوز کارآمد باید قابلیت ثبت انواع شیفت های ساعتی، چرخشی، طولی و غیره را در تقویم کاری پرسنل داشته باشد.

پشتیبان گیری دستی و خودکار

به دلیل اهمیت بسیار زیاد داده های نرم افزار حضور و غیاب، باید امکان پشتیبان گیری از اطلاعات هم به صورت دستی و هم به صورت خودکار با قابلیت تنظیم زمان بندی وجود داشته باشد. در پشتیبان گیری به صورت دستی مدیر مجموعه هر زمان که اراده کند می تواند از اطلاعات نرم افزار backup بگیرد. در پشتیبان گیری به صورت خودکار فارغ از اینکه از نرم افزار استفاده می شود یا خیر بکاپ گیری از اطلاعات به صورت اتوماتیک انجام می شود و خیال مدیر مجموعه از بابت ثبت و نگهداری داده ها آسوده خواهد شد.

ثبت انواع مرخصی و مأموریت

در نسخه ویندوزی نرم افزار باید امکان تعریف و ثبت انواع مرخصی و مأموریت وجود داشته باشد. در این بخش از نرم افزار بعد از انتخاب هر فرد باید بتوان بازه زمانی مورد نظر برای درج مأموریت و یا مرخصی را برای وی انتخاب نمود. برای روزهایی هم که ترددی برای فردی ثبت نشده باید یکی از حالات مرخصی، مأموریت، غیبت و یا تعطیل در نظر گرفت و محاسبات را با توجه به قوانین هر یک از این حالات انجام داد.

دریافت اطلاعات از طریق حافظه جانبی

این امکان برای مجموعه هایی کاربرد دارد که از دستگاه هایی با قابلیت اتصال به فلش مموری استفاده می کنند. به این صورت که اطلاعات تردد در دستگاه از طریق حافظه جانبی تخلیه شده و با اتصال آن به کامپیوتر، نرم افزار تحت ویندوز اطلاعات دستگاه را از حافظه جانبی دریافت نموده و بر مبنای آن محاسبات مربوط به حضور و غیاب را انجام می دهد. این امکان برای مشتریانی که ارتباط شبکه و یا مستقیم با محل دستگاه ندارند می تواند بسیار مفید باشد.

دریافت انواع گزارشات

مهم ترین عملکرد در کل سیستم حضور و غیاب دریافت گزارشات است. این گزارشات می توانند شامل گزارش کارکرد روزانه و ماهانه، گزارش تأخیرها و کسر کارها، گزارش انواع مرخصی ها و مأموریت ها، گزارش انواع اضافه کاری ها، گزارش ورود و خروج های ناقص، گزارش مشخصات کلی پرسنل و غیره باشند. یک نرم افزار تحت ویندوز ایده آل باید بتواند تمامی انواع گزارشات ذکر شده را بگیرد.

بهترین نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

امروزه به دلیل امکاناتی که نرم افزارهای حضور و غیاب تحت وب ارائه می دهند، استفاده از آن ها در حال افزایش است و حتی می توان گفت برخی از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب در حال حاضر مبتنی بر وب هستند.

سامانه حضور و غیاب تحت وب مناسب باید تمامی مشخصات و امکانات اشاره شده در بخش نرم افزار تحت ویندوز را داشته باشد، به علاوه اینکه بوسیله آن مدیران هر مجموعه در هر مکان و زمانی و با هر وسیله ارتباطی از جمله لپ تاپ، تبلت و موبایل که در اختیار دارند تنها با اتصال به اینترنت بتوانند به پنل نرم افزار مجموعه خود وارد شده و تمامی اطلاعات تردد پرسنل خود را مشاهده و کنترل کنند.

به طور کلی نرم افزارهای تحت وب دارای ویژگی ها و قابلیت های زیادی هستند. خصوصیت بارز این سامانه های آنلاین آن است که نیاز به نصب ندارند و کاملا تحت وب می باشند. همچنین میزان مصرف اینترنت آنها بسیار مناسب است. از دیگر ویژگی های بهترین نرم افزارهای تحت وب عبارتند از :

امنیت دسترسی و تبادل اطلاعات

نرم افزار تحت وب باید امنیت بسیار بالایی در تبادل اطلاعات داشته باشد. داده های تردد و عملکرد پرسنل در سامانه حضور و غیاب آنلاین باید فقط و فقط در دسترس افراد مجاز قرار گیرد و امکان هیچ گونه تقلب و یا دستکاری در داده های این سامانه تحت وب وجود نداشته باشد.

Cross Browser

سیستم تحت وب باید بتواند بر روی تمامی مرورگرهای اینترنت اجرا شود و هیچ محدودیتی از لحاظ مرورگر برای دسترسی به این سامانه وجود نداشته باشد.

قابلیت ارتباط با اکثر دستگاه های حضور و غیاب

یک نرم افزار تحت وب کارآمد باید امکان ارتباط با اکثر دستگاه های ساعت زنی و حضور و غیاب معتبر داخلی و خارجی موجود در بازار را داشته باشد.

سرعت بالا در پاسخگویی و تبادل اطلاعات

سامانه آنلاین حضور و غیاب خوب می بایست سرعت بسیار بالایی در تولید گزارشات و پاسخگویی به درخواست های پرسنل و مدیران داشته باشد.

حذف اپراتور نرم افزار حضور و غیاب

زیر سیستم گردش کار در نرم افزار تحت وب باید آنقدر جامع و کامل باشد تا موجب حذف کامل اپراتور حضور و غیاب شود. می توان گفت این ویژگی یکی از برتری های نسخه تحت وب حضور و غیاب نسبت به نسخه ویندوزی آن است. مجموعه هایی که نمی توانند نیرویی برای کار با نرم افزار حضور و غیاب تأمین کنند بهتر است از نسخه تحت وب استفاده کنند.

دارای امکان پیام رسان و اطلاع رسانی به مدیران و پرسنل

بوسیله یک سامانه تحت وب خوب و کامل باید بتوان موارد مهم حضور و غیاب از جمله غیبت، کسر کار، تردد ناقص، تأیید و یا رد درخواست های پرسنل و غیره از طریق ایمیل و SMS به پرسنل و مدیران اطلاع رسانی شود.

همچنین در سامانه آنلاین باید امکان ارسال پیام های متنی هم برای مدیران و هم برای کاربران وجود داشته باشد. بوسیله این قابلیت شکل جدیدی از ارتباط بین کارمندان و مدیران سامانه های حضور و غیاب ایجاد می شود. به این صورت که پرسنل می توانند قبل از ثبت هر درخواستی (مرخصی یا مأموریت)، از طریق ارسال پیام نظر مدیر خود را بپرسند و بعد از در نظر گرفتن شرایط درخواست خود را ثبت کنند.

مسلمأ وجود این قابلیت بسیار کاربردی باعث می شود یک سری از عملیات اضافی و هزینه بر مثل نامه نگاری های درون سازمانی، تماس های تلفنی و … حذف شوند.

ثبت درخواست مرخصی و مأموریت توسط کارمندان

یکی از قابلیت های کاربردی نرم افزار تحت وب آن است که کارمندان می توانند مستقیم و بدون واسطه با ورود به حساب کاربری خود درخواست مرخصی و مأموریت ثبت کنند و به صورت آنلاین توسط مدیر درخواست های پرسنل بررسی و موافقت یا رد آنها اعلام شود.

نگهداری سوابق مؤثر در کارکرد

به دلیل استفاده از فضای ابری در نرم افزار تحت وب کلیه سوابق اطلاعات پرسنلی و شیفت ها و گروه های کاری و غیره، سوابق ماهانه پارامترهای عمومی سیستم، سوابق کارکرد و کلیه عوامل کارکردی و همچنین سوابق تردد و مجوزهای پرسنل توسط این سامانه آنلاین ثبت و نگهداری می شود و نیازی به استفاده از حافظه های جانبی فیزیکی برای این کار نیست.

 جلب اعتماد پرسنل

نرم افزار تحت وب امکان مشاهده حضور و غیاب‌ ها را برای کارمندان نیز فراهم می کند و همین ویژگی موجب ایجاد اعتماد بیشتر و انگیزه کاری در کارکنان می شود.

نرم افزار حضور و غیاب اندروید

به دلیل آنکه امروزه استفاده از وسایلی چون گوشی های تلفن همراه و تبلت بسیار گسترش یافته است و نیاز به برنامه های کاربردی که بتوانند روی گوشی های همراه با سیستم عامل اندروید اجرا شوند روز به روز بیشتر شده است، نرم افزار حضور و غیاب اندروید طراحی و تولید و روانه بازار شد.

در هر سازمان یا مجموعه ای ممکن است افرادی باشند که به کامپیوتر دسترسی ندارند و یا نحوه کار با سیستم را بلد نیستند و برای ثبت درخواست هایی مثل مرخصی و یا مأموریت و مواردی از این قبیل با مشکل مواجه می شوند. بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای این گونه سازمان ها اپلیکیشن حضور و غیاب اندروید است.

این نرم افزار اندرویدی در دو نوع نرم افزار با دستگاه و بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب وجود دارند که هر کدام ویژگی های خاص خودشون را دارند.

کسب و کارهای کوچک و همچنین کسب و کارهایی که تازه شروع به فعالیت کرده اند و تعداد پرسنل کمی دارند مسلمأ نمی خواهند هزینه زیادی برای تهیه و نصب نرم افزار حضور و غیاب در مجموعه خود صرف کنند و توان پرداخت هزینه های زیاد برای خرید دستگاه های حضور و غیاب را ندارند. این کسب و کارها می توانند از اپلیکیشن حضور و غیاب اندروید بدون نیاز به دستگاه استفاده کنند. همچنین شرکت هایی که کارکنانشان دائمأ در حال رفت و آمد به مکان های مختلف هستند و زمان زیادی را در بیرون از شرکت صرف می کنند (مثل رانندگان و بازاریابان) برای ثبت ترددشان می توانند از امکان GPS اپلیکیشن اندروید بدون نیاز به دستگاه بهره مند شوند.

در مقابل سازمان های متوسط و بزرگ به دلیل تعدد پرسنل و اهمیت امنیت اطلاعات در آن ها به اپلیکیشن اندروید متصل به دستگاه های حضور و غیاب با نرم افزارهای پیشرفته نیاز دارند.

ملاک هایی که در انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید در نظر گرفت :

اغلب مدیران و صاحبان کسب و کارها به هنگام انتخاب نرم افزار حضور و غیاب برای مجموعه خود با انواع مختلفی از نرم افزارها با امکانات و ویژگی های متفاوت روبرو می شوند که تصمیم گیری را برای آن ها دشوار می کند.

به طور کلی یک نرم افزار حضور و غیاب خوب باید به گونه ای باشد که بتواند تمامی کارکنان سازمان را به راحتی پوشش بدهد. همچنین برای استفاده از آن نیاز به ابزار و تکنولوژی های پیچیده ای نباشد و هزینه زیادی را به سازمان تحمیل نکند.

یک نرم افزار خوب باید از لحاظ عملکرد، ساده و آسان باشد تا کارکنان بتوانند به سرعت استفاده از آن را یاد بگیرند و به راحتی با آن کار کنند. یک نرم افزار حضور و غیاب ایده آل و کارآمد باید از امنیت بالایی برخوردار باشد و قابلیت نصب بر روی تلفن همراه را داشته باشد تا مدیران و صاحبان کسب و کار بتوانند در هر زمان و مکانی که تمایل دارند عملکرد کارکنان خود را نظارت کنند.

شاخصه های دیگری که در انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید مد نظر گرفته شود نحوه ارائه پشتیبانی و خدمات پس از فروش نرم افزارهای حضور و غیاب می باشد. چرا که شما برای خرید نرم افزار یک بار هزینه می کنید، اما چیزی که سالها به آن نیاز پیدا می کنید پشتیبانی و نحوه خدمات دهی پس از فروش نرم افزار است. یک نرم افزار حضور و غیاب خوب باید پاسخگوی تمامی نیازها، سوالات و درخواست های مشتریان خود باشد.

دیگر نکاتی که باید برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب در نظر داشت عبارتند از :

تعداد پرسنلی که باید با نرم افزار حضور و غیاب کنترل شوند

یکی از موارد مهم در انتخاب نرم افزار حضور و غیاب مناسب یک مجموعه، تعداد پرسنل آن مجموعه است. اگر سازمانی تعداد کارکنان زیادی دارد، باید از یک سیستم پیشرفته با امکانات فراوان که البته مستلزم صرف هزینه بالاتری می باشد، استفاده کند.

تعداد موقعیت های تحت پوشش نرم افزار حضور و غیاب

در انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب، تعدد مکان های یک مجموعه بسیار مهم است. اگر مجموعه ای در چند مکان مختلف واقع شده و یا مکان دفتر و کارگاه آن به صورت جدا از هم است، باید سیستم حضور و غیاب پیشرفته ای که قابلیت پوشش چند موقعیت مکانی را دارد تهیه کند.

جمع بندی :

باتوجه به موارد ذکر شده می توان گفت که بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای هر شرکت و سازمانی معنا و مفهوم متفاوتی دارد و با توجه به نیازهای آن مجموعه مشخص می شود.

ممکن است برای مجموعه ای نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز نسخه پایه کافی باشد و جوابگوی نیازهای آن مجموعه باشد و برای سازمانی بزرگ با تعداد پرسنل فراوان و شیفت های متعدد نرم افزار پیشرفته تحت وب مناسب باشد. در کل مناسب ترین نرم افزار حضور و غیاب برای هر مجموعه ای به شرایط و نیازهای آن مجموعه بستگی دارد.

اگر قصد تهیه بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای سازمان خود دارید، می ‌توانید با شرکت ویسمن در تماس باشید و از جزئیات نرم افزار و نحوه خرید آنها مطلع شوید.