امروزه دستگاه های حضور و غیاب نیاز همه‌ سازمان ‌ها و شرکت‌ هایی است که کنترل تردد، امنیت و نظارت بر کارکرد پرسنل برایشان اهمیت دارد. بیشتر سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی به این نتیجه رسیدند که دستگاه حضور و غیاب تا چه اندازه می‌ تواند روند کنترل تردد در محل کسب و کار آن ها را ایمن کند. هر کسب و کاری که بیش از چند نفر پرسنل داشته باشد، به مرور زمان نیازمند استفاده از دستگاه حضور و غیاب می شود. اما موضوعی که امروزه دغدغه‌ اکثر صاحبان مشاغل و سازمان ‌هاست، انتخاب صحیح بین دستگاه ‌های مختلفی است که در بازار وجود دارد و هر کدام کارآیی های بسیار متفاوتی دارند.

نحوه انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب برای هر مجموعه

دستگاه حضور غیاب نقش مهمی در سیستم‌ های مدیریتی سازمان ها و شرکت ‌ها دارد و هر مجموعه ای به فراخور تعداد پرسنل و نوع محصولی که تولید می کند و یا نوع خدماتی که ارائه می‌ دهد، از انواع گوناگون این دستگاه‌ ها استفاده می‌ کند.

انواع مختلفی از دستگاه های حضور و غیاب در سطح دنیا و در سطح ایران وجود دارد که هر کدام مناسب سازمان یا شرکت خاصی است و از یک روش خاصی برای شناسایی افراد استفاده می کند. صاحبان کسب‌ و کار و مدیران شرکت ‌ها باید با توجه به ویژگی ‌های مجموعه خود و همچنین با مد نظر قرار دادن نکات مهم درباره کاربری این دستگاه‌ ها، دستگاه مناسب مجموعه خود را انتخاب کنند.

مسلمأ هر کدام از برندهای موجود در بازار با تبلیغات و بازاریابی سعی دارند خود را به عنوان بهترین نمونه موجود معرفی کنند و همین موضوع سازمان ‌ها و شرکت‌ ها را در انتخاب دچار تردید و سردرگمی می‌ کند و موجب شده تا انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب کمی سخت و مشکل شود.

اگر صاحبان کسب و کارها تخصص و اطلاعات کافی در مورد دستگاه های حضور و غیاب نداشته باشند، انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب مناسب کسب و کارشان برای آن ها مشکل خواهد شد. به منظور انتخاب مناسب ترین و بهترین نوع دستگاه حضور غیاب، بهتر است شناخت کافی از محیط، دستگاه، انواع مدل ها و کارایی هر یک صورت بگیرد و دانش و اطلاعات کافی در این زمینه کسب شود و یک سری نکات ضروری رعایت شود.

ما در این مقاله سعی داریم شما را در این امر مهم یاری کنیم و نکاتی را به شما ارائه کنیم تا بتوانید برای مجموعه خود بهترین و مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب را خریداری کنید.

نکاتی در خصوص انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب

به طور کلی مدیرانی که قصد خرید دستگاه‌ های حضور و غیاب را دارند به دو دسته تقسیم می ‌شوند:

دسته اول مدیرانی هستند که به تازگی با دستگاه حضور غیاب آشنا شده ‌اند و اطلاعات تخصصی درباره‌ نوع دستگاه‌ ها و خدمات ارائه شده توسط تولیدکننده های آن‌ ها ندارند.

دسته دوم مدیرانی هستند که قبلأ دستگاهی را خریدند و مدتی هم از آن استفاده کرده‌ اند! اما در حال حاضر به دلایلی از جمله نیاز به امکانات جدید نرم ‌افزاری و سخت ‌افزاری با دستگاه به مشکل برخورده اند و تصمیم به تعویض آن گرفته‌ اند.

به طور کلی پیدا کردن دستگاه حضور و غیاب مناسب برای مدیران سازمان ها یک چالش مهم و زمان ‌بر است. در واقع خریدار باید زمان کافی برای جستجو در فروشگاه‌ های اینترنتی و وب سایت‌ های مختلف اختصاص دهد تا بتواند از هر کدام از این محصولات اطلاعاتی کسب کند.

انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب برای هر مجموعه ای مفهوم متفاوتی داشته و با توجه به نیازهای آن مجموعه مشخص می شود. ممکن است برای یک شرکت متوسط یک دستگاه کارتی ساده بهترین گزینه باشد و برای سازمانی دیگر یک دستگاه بیومتریک دارای تشخیص هویت دوگانه چهره و اثر انگشت بهترین انتخاب باشد.

انتخاب مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب می تواند به سلیقه صاحبان کار و انتظاری که از این سیستم دارند نیز بستگی داشته باشد. مثلاً ممکن است فردی قیمت ارزان را یک فاکتور مهم بداند، اما شخصی دیگر به عملکرد و کارایی سیستم توجه کند. بنابراین مشخص کردن یک معیار دقیق و ثابت برای بهترین دستگاه حضور و غیاب چندان درست نیست. در ادامه قصد داریم نکاتی که در خرید بهترین و مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب باید مد نظر قرار گیرند را بیان کنیم.

در مقاله ای به طور کامل در مورد انواع دستگاه های حضور غیاب و مزایا و معایب هر کدام از آن ها شرح داده شده است.

نکاتی برای انتخاب دستگاه حضور غیاب

کارآیی مورد انتظار از دستگاه

اگر یک مجموعه کوچک با تعداد پرسنل کم برای بهبود کنترل تردد کارکنان خود و برای اولین بار قصد خرید دستگاه حضور و غیاب را داشته باشد و هیچ انتظار دیگری از دستگاه نداشته باشد، دستگاه حضور و غیاب کارتی بهترین گزینه برای این شرکت ها می باشد. این نوع دستگاه ارزان ترین نوع دستگاه حضور غیاب بوده و برای کنترل تردد کارکنان در شرکت های کوچک که پیچیدگی های خاص سازمانی ندارند بهترین دستگاه محسوب می شود.

دستگاه کارتی برای سازمان های با تعداد پرسنل زیاد و میزان تردد روزانه بالا جوابگو نخواهد بود، زیرا امکان تقلب در ترددهای بالا در این نوع دستگاه ها بیشتر است. در مقابل دستگاه های بیومتریک برای میزان ترددهای بالا مناسب تر می باشند و به دلیل داشتن قدرت تشخیص بسیار قوی میزان امنیت را در سازمان ها بالاتر می برند. بنابراین بهترین دستگاه حضور و غیاب برای سازمان های امنیتی، نظامی و سازمان هایی که از دستگاه انتظاراتی بیش از ثبت تردد دارند، دستگاه های بیومتریک دارای تشخیص اثر انگشت و تشخیص چهره می باشد.

همچنین اگر بخواهید از دستگاه به عنوان کنترل دسترسی نیز استفاده کنید، باید دستگاه های حضور و غیابی را خریداری نمایید که این قابلیت را داشته باشند.

ظرفیت حافظه دستگاه برای ثبت تردد و ثبت تعداد پرسنل

دستگاه های حضور و غیاب از نظر تعداد ثبت تردد دارای ظرفیت های متفاوتی هستند. سازمانی که تعداد پرسنل زیادی دارد، عبور و مرور در آن بسیار زیاد است و باید دستگاهی خریداری کند که ظرفیت ثبت تردد بالایی را داشته باشد و بتواند میزان تردد بالایی در حافظه خود نگه دارد. برای مثال سازمانی که ۵۰۰ نفر کارمند دارد، اگر هر کارمند در روز دو بار عبور و مرور داشته باشد ۱۰۰۰ تردد در روز ثبت می شود. اگر دستگاه موجود در این سازمان ظرفیت ذخیره ۱۰۰۰۰ تردد را داشته باشد یعنی قابلیت ذخیره سازی اطلاعات تردد پرسنل را تا ۱۰ روز خواهد داشت. البته ناگفته نماند که در بیشتر دستگاه های حضور و غیاب در صورت پر شدن حافظه، ‌ترددهای جدید جایگزین ترددهای قدیمی خواهد شد.

دستگاه های حضور غیاب از نظر ثبت تعداد پرسنل نیز دارای محدودیت بوده و هر دستگاهی تعداد کاربر مشخصی را می تواند ثبت کند. نکته مهم این است که تعداد پرسنل ذخیره شده با سرعت شناسایی و ثبت تردد نسبت عکس دارد، ‌یعنی هر چه تعداد پرسنل تعریف شده در دستگاه بیشتر شود، سرعت شناسایی و ثبت تردد کاهش می یابد.

مسلمأ برای یک مجموعه با تعداد پرسنل ۱۰ نفر نیازی به استفاده از دستگاه های فوق پیشرفته نمی باشد. برای این منظور می توان از دستگاهی با امکانات سخت افزاری متوسط استفاده کرد که هزینه زیادی به مجموعه مورد نظر تحمیل نشود. این در حالی است که سازمان ها و ارگان های دارای تعداد کارمندان زیاد باید از دستگاه هایی با مشخصات فنی بالا و پردازنده قوی استفاده کنند، به این دلیل که در هنگام ثبت تعداد بالای اثر انگشت در دستگاه های حضور غیاب ساده تر، غالبأ عملکرد تشخیص اثر انگشت در آن ها کند می شود و گاهی تا چندین ثانیه طول می کشد.

بنابراین در خرید دستگاه های حضور غیاب برای سازمان ها باید به تعداد کارمندان موجود در سازمان توجه شود و دستگاهی مناسب تعداد افراد خریداری شود. حتما قبل از خرید دستگاه، حافظه دستگاه را در خصوص ظرفیت ثبت تردد و تعداد پرسنل بررسی کنید و از شرکت فروشنده دستگاه درباره ظرفیت حافظه و امکان بازیابی ترددها پرس و جو کنید.

نوع ارتباط با دستگاه و تخلیه آنلاین و آفلاین اطلاعات دستگاه

نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیاب به منظور خواندن ترددها می تواند یکی از موارد شبکه سیمی، پورت سریال، پورت Usb، مودم، شبکه بی سیم (Wi-Fi)، رابط اکسترنال تخلیه و اینترنت باشد.

برخی از سازمان های بزرگ نیاز دارند که دستگاه حتما امکان تخلیه آنلاین اطلاعات را داشته باشد تا مدیران بتوانند به محض ثبت تردد پرسنل، اطلاعات ورود و خروج ثبت شده در نرم افزار را مشاهده کنند، اما در تخلیه آفلاین ثبت اطلاعات در نرم افزار به زمان نیاز دارد و اطلاعات تردد پرسنل در همان لحظه ثبت تردد در دستگاه، در نرم افزار ثبت نمی شود و در نتیجه مدیران با تأخیر می توانند اطلاعات تردد پرسنل را مشاهده نمایند.

هنگام خرید باید حتما به نوع ارتباط با دستگاه توجه داشته باشید و با امکانات و بستر ارتباطی مجموعه خود تطبیق دهید. بررسی کنید که امکان استفاده از کدام یک از موارد عنوان شده در محل مورد نظر شما آسان تر است و آیا دستگاه مورد نیاز این امکان را در دارد یا نه؟

 

نوع ارتباط با دستگاه حضور غیاب

قابلیت اتصال به نرم افزار حضور و غیاب

یکی از بزرگ ترین اشتباهاتی که مدیران هنگام خرید دستگاه حضور غیاب مرتکب می شوند، این است که گمان می ‌کنند موضوع تنها درباره‌ خرید دستگاه حضور و غیاب است. در صورتی که دستگاه فقط یک ابزار فیزیکی است که تردد پرسنل را با کمک اثر انگشت، چهره و یا کارت آنان ذخیره می ‌کند، اما قسمت اصلی این فرآیند توسط نرم‌ افزارهای حضور و غیاب انجام می شود.

در واقع این نرم ‌افزار حضور غیاب است که عملیات محاسبه حقوق و مزایا، وضعیت مرخصی یا غیبت‌ های پرسنل را به مدیر اطلاع می ‌دهد، اما اغلب مدیران قبل از خرید دستگاه از این مسئله آگاهی ندارند. بنابراین عامل مهم دیگری که در انتخاب مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب برای سازمان ها مؤثر است، امکان اتصال و لینک شدن با نرم افزار حضور و غیاب است.

سازمان هایی که از قبل دارای نرم افزار حضور و غیاب بوده و قصد خرید دستگاه را دارند، حتما باید توجه داشته باشند که دستگاه امکان اتصال به نرم افزار آن ها را داشته باشد. در نتیجه در مورد امکان اتصال دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب باید دقت بیشتری صورت پذیرد.

فناوری استفاده شده در دستگاه حضور غیاب

فناوری استفاده شده در دستگاه های حضور غیاب منجر به تولید انواع مختلفی از این دستگاه ها شده است که هر کدام برای شرایط خاصی مناسب تر می باشند. در حال حاضر اغلب دستگاه های کنترل تردد موجود در بازار از سه نوع فناوری جهت شناسایی افراد و ثبت تردد استفاده می کنند که عبارتند از:

– فناوری RFID در دستگاه های کارتی که برای مجموعه های متوسط و کوچک با تعداد پرسنل پایین مناسب است.

– فناوری سنسور اثر انگشت که برای اغلب سازمان ها و شرکت های متوسط و بزرگ که دارای اثر انگشت سالم و تمیز هستند مناسب است.

– فناوری تشخیص چهره که برای اغلب سازمان ها و شرکت های متوسط و بزرگ که از سطح امنیتی بالایی دارند مناسب است. همچنین برای مجموعه هایی که کارکنان آن ها دارای اثر انگشت مغشوش و یا چرب و آلوده هستند نیز کاربرد دارد.

گارانتی و خدمات پس از فروش دستگاه

شاخصه دیگری که در انتخاب مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب برای کسب و کارها باید مد نظر گرفته شود گارانتی دستگاه و نحوه ارائه پشتیبانی و خدمات پس از فروش آن می باشد، چرا که شما برای خرید دستگاه حضور و غیاب یک بار و برای همیشه هزینه می کنید اما چیزی که سال ها به آن نیاز پیدا می کنید گارانتی مناسب دستگاه و نحوه خدمات دهی پس از فروش دستگاه هاست.

هرچه سازمان بزرگ تر باشد، وابستگی آن به دستگاه حضور و غیاب نیز بیشتر خواهد بود و در چنین حالتی اگر دستگاه دارای پشتیبانی مناسب نباشد هنگام بروز مشکل، تردد در سازمان مختل می شود. همچنین در سازمان های بزرگ که تعداد زیادی از یک دستگاه را خریداری می کنند، باید آن دستگاه ها گارانتی معتبری داشته باشند تا در صورت وجود عیب و ایراد در دستگاه ها، گارانتی پاسخگوی آن باشد و سازمان متحمل هزینه های اضافی سنگین نشود.

در نظر گرفتن مکان و شرایط محیط کار

برای خرید دستگاه حضور غیاب باید این نکته را در نظر بگیرید که آیا قصد دارید این سیستم را در مکان های مختلف استفاده کنید؟ اگر مجموعه شما از امکانات و فناوری های مختلفی استفاده می کند، ممکن است علاوه بر نصب و راه اندازی، یکپارچه سازی دستگاه های حضور و غیاب نیز مورد نیاز باشد که عملأ هزینه بیشتری را برای مجموعه شما در بر خواهد داشت.

شرایط محیط کار نیز در انتخاب دستگاه می تواند تأثیر گذار باشد. به طور مثال در شرایط عادی اغلب سازمان ها از دستگاه های اثر انگشتی استفاده می کنند، اما در محیط هایی که کارکنان آن ها دارای اثر انگشت چرب، کثیف، آلوده و یا مغشوش می باشند باید از انواع دیگر دستگاه های حضور غیاب استفاده کنند و یا در محیط هایی که امکان انتقال بیماری از طریق تماس با سنسور اثر انگشت وجود دارد نظیر بیمارستان ها و محیط های درمانی باید از دستگاه های تشخیص چهره و یا کارتی استفاده نمود.

به منظور استفاده از سیستم کنترل تردد در بیرون ساختمان و همچنین در محیط های دارای گرد و غبار زیاد مانند کارگاه های ساختمانی می توان از دستگاه های حضور غیاب با قابلیت ضد آب و ضد گرد و غبار استفاده کرد.

مکان و شرایط محیط کار

وجود باتری در دستگاه

یکی دیگر از قابلیت های مهم در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب وجود باتری (UPS) در دستگاه است. همان طور که می دانید به هنگام قطع برق، باتری (UPS) برق مورد نیاز دستگاه را تأمین می کند. برخی از سازمان های بزرگ و دارای تردد بالا برایشان بسیار مهم است که کارکنان به هنگام قطع برق نیز بتوانند تردد خود را ثبت کنند. بنابراین مدیران به هنگام خرید دستگاه باید بررسی کنند که آیا دستگاه مورد نظر باتری دارد یا خیر؟ و برای چه مدتی می تواند دستگاه را روشن نگه دارد؟ و مدل و مشخصات باتری دستگاه چیست؟

سرعت پردازش اطلاعات در دستگاه

برای سازمان هایی که تعداد پرسنل زیادی در یک زمان ورود یا خروج ثبت می کنند، سرعت پردازش و سرعت شناسایی و ثبت اطلاعات تردد در دستگاه بسیار اهمیت دارد. این ویژگی به روش ‌های اسکن مشخصات هویتی دستگاه بستگی دارد. برخی از دستگاه های بیومتریک با سرعت کمتر از یک ثانیه می توانند هویت کارکنان را تشخیص دهند که این امر برای مجموعه های بزرگ بسیار مهم و کاربردی است. بنابراین هنگام خرید دستگاه این مورد را در نظر گرفته و در مورد آن تحقیق و پرس و جو کنید.

ثبت تردد پرسنل در سازمان های با شعب مختلف

سازمان هایی که دارای شعب مختلفی هستند ممکن است تمایل داشته باشند که تردد پرسنل و عبور و مرور کارکنان کلیه شعب و مکان های مختلف خود را از مانیتور دفتر مرکزی رصد کنند. بنابراین مطابق این نیاز در برخی از سازمان ها باید دستگاه حضور و غیابی خریداری شود که از روش ارتباطی شبكه يا TCP/IP بهره مند هستند. البته نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزدی هم که روی این دستگاه ها نصب می شود بسیار حائز اهمیت است که بتواند اطلاعات را از كليه شعب جمع آوری نموده و در يك نرم افزار مركزی پردازش کند.

ظاهر دستگاه

برای برخی از مدیران شکل و ظاهر دستگاه و زیبایی و شکیل بودن آن مهم است، برای مثال این که صفحه نمایش دستگاه رنگی باشد یا سیاه و سفید؟ و اندازه صفحه نمایش دستگاه چقدر باشد؟ برای بعضی از مدیران قابل اهمیت است. بنابراین قبل از اقدام به خرید دستگاه، در صورت امکان دستگاه را حضوری مشاهده کنید تا شکل و ظاهر دستگاه را نیز به دقت بررسی کنید.

قیمت دستگاه حضور و غیاب متناسب با نیاز سازمان ها

یکی از مهم ترین مواردی که برای خریداران دستگاه حضور و غیاب اهمیت دارد، قیمت دستگاه نسبت به نیاز سازمان و یا شرکت مورد نظر است. این مسئله به حدی اهمیت دارد که ممکن است در بیشتر موارد باعث تغییر گزینه‌ های انتخابی مدیران شود.

در سال های گذشته قیمت دستگاه های کارتی با قیمت دستگاه های بیولوژیکی تفاوت بسیاری داشت و به دلیل قیمت های بسیار بالای دستگاه های تشخیص چهره و یا اثر انگشتی خیلی از مجموعه ها قادر به خرید این نوع از دستگاه های حضور غیاب نبودند، اما امروزه با پیشرفت چشمگیر تکنولوژی قیمت سنسورهای تشخیص چهره و اثر انگشت بسیار کاهش یافته و می توان گفت دیگر تفاوت آنچنانی بین قیمت دستگاه های کارتی و بیولوژیکی وجود ندارد.

با این حال هنوز هم دستگاه های کارتی از قیمت پایین تری نسبت به دستگاه های بیولوژیکی برخوردار است و مجموعه هایی که قصد دارند هزینه کمتری برای خرید دستگاه های حضور غیاب پرداخت کنند می تواند گزینه مناسبی باشد. کار با این دستگاه های کارتی بسیار آسان بوده و سازگار با اکثر محیط های کارگاهی و اداری می باشد، اما دو نقطه ضعف عمده این دستگاه ها، احتمال گم شدن یا فراموش کردن کارت و امکان سوء استفاده از  کارت و ثبت تردد توسط اشخاص دیگر می باشد.

در مقابل سازمان هایی که امنیت اطلاعات کارکنان و صحت اطلاعات عبور و مرور و تردد پرسنل از هر چیز دیگری برایشان مهم تر است و هزینه می توانند بیشتری برای خرید دستگاه حضور و غیاب صرف کنند، بهترین گزینه برای آن ها دستگاه های تشخیص هویت چندگانه تشخیص چهره و یا اثر انگشتی است.

در دستگاه های بیومتریک اثر انگشتی و یا تشخیص چهره مشکلات دستگاه های کارتی وجود ندارد. مسلمأ این دستگاه ها گران تر و پیچیده تر از دستگاه های کارتی هستند، اما مدت زمان مورد نیاز جهت ثبت تردد و شناسایی از طریق انگشت و چهره در این دستگاه ها حدود یک ثانیه و طولانی تر از دستگاه کارتی خواهد بود و در اماکنی که تعداد پرسنل زیادی دارند، امکان تشکیل صف و ازدحام هنگام ورود و خروج وجود دارد.

قیمت دستگاه حضور غیاب

سخن پایانی

خرید دستگاه حضور غیاب در ابتدای فرایند تحقیق تقریبأ گام بزرگی به نظر می رسد. ممکن است به طور کامل ندانید به چه دستگاهی نیاز دارید، یا چه دستگاه هایی و با چه قابلیت هایی وجود دارند. با توجه به موارد ذکر شده در این مقاله می توان گفت که بهترین دستگاه حضور و غیاب برای هر شرکت و سازمانی معنا و مفهوم متفاوتی دارد و با توجه به نیازهای آن مشخص می شود.

ممکن است برای شرکتی کوچک یک دستگاه کارتی با قیمت پایین بهترین گزینه باشد و جوابگوی نیازهای آن شرکت باشد و برای سازمانی بزرگ با تعداد پرسنل بالا یک دستگاه حضور و غیاب تشخیص هویت چندگانه انتخاب مناسبی باشد.

پیشنهاد ما به شما این است که دستگاهی با تکنولوژی روز انتخاب کنید تا در آینده در صورت افزایش تعداد کارکنان و یا افزایش تعداد تردد به مشکل بر نخورید. توجه داشته باشید که انتخاب مناسب دستگاه حضور غیاب، با توجه به تعداد پرسنل و میزان حساسیت و امنیت سازمان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

امیدواریم که با خواندن این مقاله انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای شما آسان تر شود و بتوانید بهترین و مناسب ترین گزینه برای خرید دستگاه را انتخاب کنید.